Nedenfor finner du veiledning for hvordan du endrer informasjon om en eksisterende bruker (ansatt) i Reflow.
Veiledningen tar deg gjennom alt fra å finne riktig bruker, til å oppdatere felter og passord, samt noen anbefalinger og tips.
1. Finn riktig bruker
- Gå til «Ansatte»
- Klikk på profilbildet ditt (eller profilikonet hvis du ikke har et profilbilde) øverst til høyre i Reflow.
- Velg Ansatte i rullegardinmenyen som vises.
- Velg brukeren du vil redigere
- I oversikten over ansatte ser du navn, e-post og rolle for hver registrerte bruker.
- Klikk på Endre (eller Rediger) ved siden av den brukeren du ønsker å oppdatere.
2. Oppdater brukerinformasjon
Når du har åpnet «Endre ansatt»-visningen, får du et skjema med en rekke felter du kan redigere:
- Profilbilde (valgfritt)
Du kan laste opp et bilde eller endre et eksisterende. Bilder gjør det ofte enklere for kolleger å identifisere hverandre, men er ikke påkrevd. - Navn
Oppgi for- og etternavn slik du ønsker at det skal vises i systemet. - Stillingstittel
Angi en intern betegnelse på brukerens rolle (f.eks. «Konsulent», «Prosjektleder» osv.) for å gjøre det enklere å se hvem som gjør hva. - E-post
Dette er brukerens innloggingsadresse og eventuelle varslingsadresse for påminnelser og oppdateringer. - Telefonnummer (Valgfritt)
Her kan du legge til et telefonnummer hvis dere ønsker. - Rolle
Velg riktig rolle fra nedtrekkslisten, som f.eks. «Administrator», «Konsulent», «Selger» eller en tilpasset rolle du selv har opprettet.
3. Lagre endringene
- Når du er ferdig med å endre de ønskede feltene, klikker du Lagre nede til høyre.
- Endringene trer i kraft umiddelbart, og brukeren ser sine oppdaterte opplysninger neste gang de logger inn (eller om de allerede er innlogget, kan de oppdatere siden).
4. Endre passord for brukeren
Nederst i «Endre ansatt»-visningen finner du et eget felt for passordadministrasjon:
- Nytt passord:
Her kan du angi et nytt passord, for eksempel hvis brukeren har glemt sitt nåværende passord eller ved mistanke om sikkerhetsbrudd. - Endre passord:
Klikk på denne knappen for å bekrefte passordendringen. Tips: Be brukeren logge inn og bytte til et personlig passord etter at du har satt et midlertidig. God passordsikkerhet er viktig – vi anbefaler unike passord med spesialtegn og en lengde på minst åtte tegn, slik at passordet ikke enkelt kan gjettes.
5. Anbefalinger og tips
- Tildel riktig rolle
Gi brukeren kun de tilgangene de trenger. Dette gjør systemet mindre komplekst for brukeren, og reduserer risikoen for feil eller uønskede endringer. - Ved fravær eller avslutning av arbeidsforhold
Hvis en ansatt ikke lenger skal ha tilgang, kan du ofte deaktivere brukeren i stedet for å slette dem helt. Da bevares historikken, men de kan ikke lenger logge inn. - Sørg for en god passordpolicy
Oppmuntre brukerne til å ha sterke, unike passord. - Oppdatert kontaktinfo
Be ansatte holde e-postadresse og telefonnummer oppdatert, slik at systemvarsler og påminnelser alltid når frem.
Dette er hele prosessen for å endre en bruker i Reflow. Hvis du skulle møte på utfordringer eller ha spørsmål knyttet til roller, tilganger, passord eller lignende, anbefales det å se etter flere artikler i hjelpesenteret eller ta kontakt med support.