Hva er en ansattportal

En ansattportal er et innlogget område, på nett eller i en app, der ansatte selv henter lønnsslipp, fører timer, søker om ferie og melder fravær. Den ansatte gjør jobben selv i stedet for å gå via leder eller lønnskontor, mens HR- og lønnssystemet bak portalen tar seg av beregning og rapportering.

Kort sagt: portalen er flaten den ansatte ser, systemet bak er der lønnen faktisk kjøres. For en liten bedrift er gevinsten først og fremst færre telefoner og papirskjemaer om timer, ferie og lønnsslipper.

Hva kan ansatte gjøre i portalen?

Kjernefunksjonene kretser rundt lønn, tid og personaldata:

• Se og laste ned lønnsslipp
• Registrere timer og prosjekttid
• Søke om ferie og permisjon, og se feriesaldo
• Registrere egenmelding og sykefravær
• Levere reiseregning og utgiftsrefusjon
• Oppdatere egne personalopplysninger, som kontonummer og pårørende
• Lese personalhåndbok, rutiner og HMS-dokumenter
• Gjennomføre kurs og opplæring (avhengig av system)

I større virksomheter er portalen ofte kombinert med intranett-innhold som nyheter, kvalitetssystem og avviksmelding. I små bedrifter er «portalen» ofte en mobilapp knyttet til lønnssystemet.

Ansattportal, intranett og HR-system – hva er forskjellen?

Begrepene overlapper, men har ulike roller:

• Intranett er en intern informasjonskanal – nyheter, dokumenter og fellesinformasjon.
• HR-systemet er fagsystemet der masterdata, lønnskjøring og saksbehandling skjer.
• Ansattportalen er den ansattevendte flaten mot HR-systemet.
• Fagsystemet for arbeidsordrer, sjekklister og servicedokumentasjon er noe annet igjen – der jobber man med kundenes oppdrag, ikke med egen personaloppfølging.

Den norske innloggingstjenesten Ansattporten er heller ikke det samme: den brukes for å logge inn på vegne av en virksomhet, og er ikke en personalportal.

Lovkrav portalen hjelper deg å oppfylle

Flere av pliktene en arbeidsgiver har, treffer naturlig ned i en ansattportal:

• Lønnsslipp. Ved lønnsutbetalingen eller straks etter skal arbeidstakeren ha en skriftlig oppgave over hvordan lønnen er beregnet, grunnlaget for feriepenger og trekk som er gjort (arbeidsmiljøloven § 14-15).
• Oversikt over arbeidstid. Det skal foreligge en oversikt over hvor mye den enkelte arbeidstakeren har arbeidet (arbeidsmiljøloven § 10-7). For en håndverker som er innom seks adresser om dagen, er mobil registrering den realistiske måten å oppfylle dette på.
• Arbeidsavtale. Alle arbeidsforhold skal ha skriftlig arbeidsavtale. Varer ansettelsen mer enn én måned, skal avtalen foreligge senest sju dager etter oppstart; ved kortere ansettelser skal den inngås med en gang (arbeidsmiljøloven § 14-5).
• Ferie og fravær. Ferieloven regulerer ferie og feriepenger, og sykefravær følger egne regler om egenmelding og oppfølging.
• Årlig sammenstilling. Innen 1. februar skal den ansatte få en årlig sammenstilling av rapportert inntekt, feriepengegrunnlag og forskuddstrekk.

Lønn, a-melding og rapportering produseres i lønns- og regnskapssystemet – portalen er stedet den ansatte ser og påvirker opplysningene.

Personvern og sikkerhet

Ansattportalen behandler personopplysninger, og det stiller krav:

• Behandlingsgrunnlag. HR-data behandles typisk fordi det er nødvendig for å oppfylle avtalen eller en rettslig plikt. Særlige kategorier, som helseopplysninger, krever særskilt grunnlag.
• Tjenstlig behov. Bare de som trenger det, skal ha tilgang til personalopplysninger. Tilgangsstyring og logging av oppslag er typiske tiltak.
• Innsyn. Den ansatte har rett til innsyn i egne personopplysninger, normalt innen én måned.
• Ikke overvåking. Logg som skal beskytte opplysningene, er noe annet enn overvåking av hva ansatte gjør. Overvåking av ansattes bruk av e-post og utstyr er som hovedregel ikke tillatt, og kontrolltiltak krever saklig grunn og drøfting med tillitsvalgte.
• Sikker lønnsslipp. Lønnsslipper sendt som vedlegg på vanlig e-post kan havne hos feil mottaker og ligger ukryptert. En portal med tofaktorinnlogging er tryggere.
• Lagring. Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn nødvendig. Lønns- og regnskapsmateriale skal likevel oppbevares i fem år.
• Databehandleravtale. Eksterne leverandører av portal og HR-system er databehandlere, og det skal inngås databehandleravtale.

Ansattportal i små håndverker- og servicebedrifter

For små bedrifter handler gevinsten sjelden om avansert HR. Den handler om å bli kvitt papirtimelister, SMS-feriesøknader og spørsmål om feriesaldo på telefon. Det som bør prioriteres, er:

• Mobil timeføring som er enkel nok til å brukes ute på jobb
• Digital lønnsslipp og oversikt over ferie og fravær
• Enkel søknad om ferie og fravær med godkjenning fra leder
• Tilgjengelig personalhåndbok
• Tydelig tilgangsstyring og enkel innlogging med to-faktor

Vanlige innkjøringsfeil er å tro at fagsystemet for arbeidsordrer automatisk er en ansattportal, å sende lønnsslipp på e-post til privatadresser, å logge eller spore mer enn nødvendig, og å glemme databehandleravtalen med leverandøren.

Vanlige misforståelser

• «Ansattportal er det samme som intranett.» Nei, intranett er først og fremst informasjon, portalen er selvbetjening.
• «Lederen kan lese alt de ansatte gjør.» Nei, tilgang skal begrenses til tjenstlig behov, og overvåking er som hovedregel forbudt.
• «GDPR forbyr oversikt over ansatte.» Nei, behandling er lovlig med riktig grunnlag, tilgangsstyring og informasjon.
• «Portalen erstatter lønnssystemet.» Nei, portalen er flaten foran systemet.
• «Alle tar portalen i bruk bare den finnes.» Erfaringen er at opplæring og involvering er avgjørende.
• «Personopplysninger kan lagres så lenge vi vil.» Nei, lagringstiden skal være begrunnet i formålet.

Viktig å huske på

• Portalen samler selvbetjening for lønn, tid, ferie og personalinformasjon
• Skill portalen fra intranett, HR-system og fagsystem
• Mobil timeføring hjelper deg å oppfylle kravet til arbeidstidsoversikt
• Gi tilgang etter tjenstlig behov, og ikke overvåk mer enn nødvendig
• Bruk sikker innlogging og databehandleravtale
• Involver de ansatte før du ruller ut løsningen