Tell varene i servicebilen eller på lageret, korriger antall underveis og eksporter resultatet til CSV. Veiledningen følger en fiktiv servicebil fra ny telling til avsluttet telling med eksport.
Eksempelet bruker varen «Arno Velineon» med varenummer 79283717. Den har enhetspris 330,00 kr, og antallet ble endret fra 2 til 5. Dermed viser varelinjen 1 650,00 kr. Tallene er lokale testdata, ikke en beholdningsverdi eller et regnskapsgrunnlag.
Klikk på et skjermbilde for å se det i full størrelse.
Før du starter
Trenger dere et tomt ark til en fysisk opptelling, kan dere laste ned en varetellingsliste eller skrive ut et telleark.
Du trenger tilgang til Varetelling og varer i Produkter. Når du legger til en kjent vare i tellingen, kopierer Reflow varenavn, varenummer, strekkode, EL-nummer og gjeldende salgspris inn på varelinjen. Kontroller derfor vare og enhetspris før dere bruker eksporten videre.
Når en telling er startet, vises også Skann varer. Kameraskanning krever at skannerenheten og strekkodeformatet fungerer hos dere. Denne veiledningen viser manuell registrering fra produktregisteret og CSV-eksport.
1. Opprett en telling
Gå til Varetelling i venstremenyen og velg Ny varetelling.
- Gi tellingen et navn som gjør den lett å finne igjen, for eksempel «Varetelling servicebil 14. oktober».
- Legg gjerne inn et notat som forklarer hva dere teller og hvor.
- La Start dato stå tom dersom dere vil kontrollere oppsettet før selve tellingen begynner.
- Velg Opprett.
I eksempelet ble tellingen opprettet uten startdato. Den fikk først statusen Ikke startet, og ble startet senere med handlingen Start telling.
2. Legg en kjent vare i tellingen
På den nye tellingen velger du Legg til vare. Søk på navn eller varenummer og velg varen fra trefflisten. Feltet Antall blir synlig når varen er valgt.
- Søk opp varen dere fysisk teller.
- Velg riktig produkt fra listen.
- Skriv antallet dere har funnet.
- Velg Legg til.
I eksempelet ble «Arno Velineon» lagt til med antall 2. Varelinjen viser navnet, varenummeret, enhetsprisen, totalen for linjen og antallet. Det er varelinjen dere skal bruke for å kontrollere at riktig produkt kom inn.
3. Rett et talt antall
Det er vanlig å oppdage at antallet må korrigeres etter at en varelinje er lagt til. På varelinjen kan du bruke pluss- og minusknappene for små endringer. For å skrive inn et konkret antall åpner du handlingsmenyen på linjen og velger Endre vareantall.
Skriv det nye antallet og velg Lagre. I eksempelet ble antallet endret fra 2 til 5. Etter lagring viste varelinjen antall 5, total 1 650,00 kr og en varselmelding som bekreftet endringen.
Kontroller spesielt disse feltene før dere fortsetter:
- Navn og varenummer identifiserer varen dere teller.
- Enhetspris er prisen som ble kopiert inn da varen ble lagt til.
- Antall er det faktiske tallet dere registrerte.
- Total er varelinjens antall multiplisert med enhetsprisen.
4. Start og avslutt tellingen
Når dere er klare, velger du Start telling og bekrefter. Reflow viser da statusen Pågår, starttidspunktet og lenken Skann varer.
Når dere har registrert og kontrollert alle varelinjene, velger du Avslutt telling og bekrefter. Reflow viser statusen Avsluttet med både start- og avslutningstidspunkt. I eksempelet forsvant knappene for å øke, redusere og endre antallet på varelinjen etter avslutningen.
5. Eksporter og kontroller CSV-filen
Velg Eksporter CSV øverst over varelinjene. Reflow laster ned en CSV-fil med tellingens tittel og dagens dato i filnavnet. I eksempelet inneholdt filen varelinjen «Arno Velineon» med varenummer 79283717, enhetspris 330, antall 5 og total verdi 1650.
CSV-filen inneholder én rad per varelinje med disse kolonnene:
| Kolonne | Bruk den til å kontrollere |
|---|---|
| ID | Reflows interne varelinje-ID |
| Navn, varenummer, strekkode og EL-nummer | Hvilken vare som ble registrert |
| Enhetspris og total verdi | Prisen på varelinjen og beregnet linjetotal |
| Antall | Det registrerte antallet |
| Opprettet og sist oppdatert | Når varelinjen ble opprettet og sist endret |
Åpne CSV-filen i et regneark eller tekstprogram og sammenlign minst navn, varenummer, antall og enhetspris med selve tellingen før dere deler filen eller bruker den i en videre kontroll. Eksporten er en oversikt over varelinjene i Reflow; denne veiledningen verifiserer ikke bokføring, lagerjustering eller overføring til et annet system.
Praktisk rutine for en servicebil eller et lagerrom
En enkel rutine gjør neste telling raskere og mer sammenlignbar:
- Gi hver telling et navn med sted og dato.
- Tell ett område om gangen, slik at samme vare ikke registreres to ganger.
- Søk opp eksisterende produkter når dere kan, og kontroller pris før dere går videre.
- Bruk Endre vareantall når den fysiske kontrollen gir et annet tall enn første registrering.
- Avslutt tellingen når den er kontrollert, og lagre CSV-filen sammen med den interne dokumentasjonen deres.
Hvis dere mangler varen dere skal telle, opprett eller kvalitetssikre den først under Produkter. Da får dere et ryddigere varevalg og en mer nyttig CSV ved neste telling.