Et abonnement samler en fast kundeavtale, varelinjene og datoene dere vil følge opp. Sett det opp når dere skal fakturere samme avtale over tid, med et fast intervall og et tydelig fakturagrunnlag.
Skjermbildene bruker fiktive, lokale data: «Kari Demo» og produktet «Demo stikkontakt». Eksempelavtalen starter 01.11.2030, slutter 31.10.2031 og har Ikke send som faktureringsmetode.
Trykk på et skjermbilde for å se det i full størrelse.
Før du starter
Du trenger tilgang til Abonnementer, og kunden må være registrert under Kunder. Finn også fram varene eller tjenestene dere skal fakturere fast under Produkter.
Avklar disse valgene før dere lagrer:
- hvilken kunde avtalen gjelder
- første dato avtalen skal gjelde fra
- intervall: måned, kvartal, halvår eller år
- hvilke varelinjer, antall og rabatter som skal inngå
- om avtalen skal ha en sluttdato
1. Opprett avtalen og velg kunden
Gå til Abonnementer og velg Opprett nytt abonnement. Søk etter kunden og velg treffet slik at kundekortet vises i skjemaet. Velg ikke bare teksten i søkefeltet; kundens navn og kontaktopplysninger skal vises som valgt kunde.
Velg Startdato. Feltet er påkrevd. Bruk Sluttdato hvis avtalen skal opphøre på en bestemt dato. Reflow krever at sluttdatoen er senere enn startdatoen.
2. Sett intervall, leveringsmåte og forfall
Under Intervall kan du velge Hver måned, Hvert kvartal, Hvert halvår eller Hvert år. Velg intervallet dere faktisk har avtalt med kunden.
Velg deretter Faktureringsmetode og Forfall. Alternativene som vises for faktureringsmetode kan avhenge av bedriftens oppsett. I eksempelet ble Ikke send valgt, og forfall ble satt til 14 dager.
Ikke send styrer leveringen til kunden. Det betyr ikke nødvendigvis at ingen faktura opprettes eller overføres når en fakturadato behandles: dette avhenger av fakturajobben og bedriftens regnskapsoppsett. Kontroller derfor integrasjonen og fakturaflyten deres før avtalen tas i bruk.
3. Legg inn varelinjer
Under Varelinjer søker du etter et eksisterende produkt eller velger Egendefinert vare. For hver linje kan du kontrollere pris, antall, rabatt og MVA før du lagrer.
Når du velger et eksisterende produkt, viser Reflow produktets pris og MVA i linjen. Kontroller derfor alltid at vare, antall og beløp stemmer med avtalen dere har inngått. I eksempelet ble «Demo stikkontakt» lagt inn med pris 250 kr, antall 1 og 25 % MVA. Det ga 250 kr eksklusive MVA og 312,50 kr inklusive MVA per måned.
Bruk Legg til varelinje dersom avtalen består av flere produkter eller tjenester. Dere kan også legge til en kommentar på den enkelte linjen når den trenger mer forklaring.
4. Lagre og kontroller den planlagte avtalen
Velg Lagre. Reflow åpner abonnementet med et abonnementnummer, valgt kunde og en oppsummering av varelinjene. For en framtidig startdato viser statusen Venter. Under Kommende fakturaer vises planlagte datoer, og sidepanelet viser blant annet intervall, startdato, sluttdato, betalingsfrist og sendingsmetode.
Kontroller minst dette før dere bruker avtalen videre:
- rett kunde og kontaktopplysninger
- varelinjer, antall, rabatt og total inklusive MVA
- intervall, første planlagte dato og eventuell sluttdato
- faktureringsmetode og betalingsfrist
Når du trenger å gjøre endringer
Velg Rediger på abonnementet for å endre kunde, datoer, intervall, varelinjer eller notat. Skal avtalen stoppe på en bestemt dato, angi eller oppdater Sluttdato i redigeringsskjemaet. Se også Pause et abonnement eller sett sluttdato når avtalen skal settes på pause midlertidig.
Feilsøking
Kunden vises ikke som valgt: Søk på nytt og velg kunden fra trefflisten. Et navn som bare står i søkefeltet er ikke nok.
Du kan ikke lagre: Kontroller at kunde, startdato, intervall, faktureringsmetode, forfall og minst én varelinje er fylt ut. For varelinjer trenger du et produkt eller navn og pris for en egendefinert vare.
Sluttdatoen godtas ikke: Velg en dato etter startdatoen.
Skjermbildene viser opprettelse, planlagte datoer og pause i et lokalt demomiljø uten tilkoblet regnskapssystem. Fakturajobben, fakturautsending og synkronisering med et eksternt regnskapssystem er ikke vist her.