Fakturer fra en arbeidsordre først når kunde og fakturagrunnlag er kontrollert. Eksempelet bruker en fiktiv arbeidsordre med en tjenestelinje, en registrert time og en valgt kunde. Fakturadialogen ble åpnet, men ingen faktura ble opprettet eller sendt.
Før du starter
Åpne den lagrede arbeidsordren. Ha en avklart rutine for hvem som kan opprette eller sende fakturaer. Kontroller at kunden på ordren er riktig før du fortsetter.
1. Kontroller grunnlaget på arbeidsordren
Gå gjennom disse punktene:
- Kunde: Kundekortet skal vise rett mottaker og kontaktopplysninger.
- Varelinjer: Kontroller beskrivelse, pris, antall, rabatt, MVA og type.
- Timer: Se etter utestående registrerte timer og avklar hvordan dere vil bruke dem i faktureringen.
- Referanser: Kontroller deres eller kundens referanse dersom den skal følge dokumentet.
En varelinje for arbeid og en registrert timeliste er to ulike ting i arbeidsordren. Sjekk begge, slik at fakturagrunnlaget følger rutinene deres.
2. Åpne fakturavalget
Velg Opprett faktura øverst på arbeidsordren. Reflow åpner en dialog med spørsmålet Hvordan vil du sende fakturaen? I eksempelet var alternativene Ikke send og E-post tilgjengelige. Når e-post er valgt, viser dialogen mottakeradressen som fakturaen skal sendes til.
Dialogen skiller mellom Opprett, som oppretter faktura uten å sende kopi til kunden, og Opprett og send kopi til kunde. Les knappeteksten før du fullfører.
Har bedriften en aktiv regnskapsintegrasjon, kan opprettelsen også opprette fakturaen i regnskapssystemet. Valget om kundekopi styrer utsendingen til kunden. Bruk Avbryt når du bare vil kontrollere oppsettet.
3. Velg riktig neste handling
Velg Avbryt hvis du bare skulle kontrollere alternativene eller trenger å rette arbeidsordren først. Velg en opprettelseshandling først når kunden, varelinjene, timene og utsendingsmåten er kontrollert.
Resultat: Du har kvalitetssikret arbeidsordren og vet hvilken handling som oppretter en faktura med eller uten kopi til kunden.
Hvis noe må rettes
- Lukk fakturadialogen med Avbryt.
- Oppdater arbeidsordren og velg Lagre arbeidsordre.
- Åpne Opprett faktura på nytt og kontroller valgene en gang til.
For en sammenhengende eksempelprosess, se Rørlegger: fra tilbud til arbeidsordre og faktura.