Bruk A-konto når en del av arbeidet skal faktureres før resten. Reflow deler da det valgte grunnlaget fra ordren, og samler den nye A-konto-ordren og det som gjenstår i et prosjekt. Prosjektoversikten gjør det enklere å se ordrer, fakturaer og beløp i samme sammenheng.
Eksempelet under ble gjennomført med en fiktiv ordre med ti enheter montering og én materiellinje. Fire monteringsenheter ble valgt for A-konto. Det opprettet en A-konto-ordre på 5 000 kr inkl. MVA og lot seks monteringsenheter og materiell stå igjen på den opprinnelige ordren. Fakturadialogen ble bare kontrollert og avsluttet; ingen faktura eller kundekopi ble opprettet.
Før du starter
Åpne en lagret ordre med kunde og varelinjer. Avklar hvilke varelinjer eller hvilken mengde som skal med på A-konto nå. Du trenger tilgang til A-konto-fakturering og fakturering for å se alle valgene i denne veiledningen.
1. Velg det som skal faktureres nå
Velg pilen ved Opprett faktura på ordren og velg A-Konto faktura. Kryss av varelinjene som skal med. For en delmengde skriver du antallet i feltet på den valgte linjen.
Kontroller oppsummeringen nederst før du fortsetter:
- Faktureres nå viser verdien av utvalget, inkludert MVA.
- Gjenstår viser verdien som blir igjen på ordren.
- Antallet ved siden av mengdefeltet viser opprinnelig mengde på linjen.
Velg Opprett A-Konto faktura når utvalget er riktig. Reflow oppretter en egen A-konto-ordre for det valgte grunnlaget. En delmengde blir delt fra den opprinnelige varelinjen, mens en hel valgt varelinje flyttes til A-konto-ordren.
Velger du alle varelinjer med hele mengden, går du videre i vanlig fakturaflyt i stedet for å dele ordren.
2. Kontroller prosjektet
Åpne Prosjekter, eller bruk prosjektlenken på A-konto-ordren. Reflow lager et prosjekt ved første deling og viser både A-konto-ordren og den opprinnelige ordren under Ordrer.
Bruk oversikten slik:
- Totalt er samlet beløp for prosjektets ordrer.
- Fakturert viser verdien av prosjektets fakturaer uten de som er kreditert.
- Gjenstår viser prosjektets beregnede restbeløp.
- Ordrer / Fakturaer viser antallet i hver gruppe.
Den nye ordren er merket A-Konto. I eksemplet står det ingen fakturaer i prosjektet ennå, fordi fakturaen ikke var opprettet.
Ved kreditering må dere også kontrollere originalfaktura, kreditnota og eventuelt nytt fakturagrunnlag i fakturaflyten. Beløpet Gjenstår alene er ikke tilstrekkelig til å avstemme en kreditert faktura eller avgjøre om oppdraget er ferdig fakturert.
3. Klargjør fakturaen uten å sende kopi
Åpne A-konto-ordren fra prosjektet. Ordren viser både prosjektet og lenken til den opprinnelige ordren. Velg Opprett faktura, og velg Ikke send dersom dere vil opprette uten kundekopi.
Dialogen bekrefter at fakturakopi ikke blir sendt til kunden. Ikke send styrer bare kundekopien. Opprett oppretter fakturaen, og med en aktiv regnskapsintegrasjon kan opprettelsen også opprette fakturaen i regnskapssystemet. Velg Avbryt når du bare kontrollerer innholdet eller må rette ordregrunnlaget først.
Når noe ikke stemmer
- Finner du ikke A-Konto faktura, kontroller at ordren er lagret med kunde og varelinjer, og at du har nødvendig tilgang.
- Hvis oppsummeringen er feil, juster utvalget eller mengden før du velger Opprett A-Konto faktura. Det må være minst én valgt varelinje.
- Hvis prosjektet inneholder flere ufakturerte ordrer, ber Sluttfakturer deg fakturere dem enkeltvis. Åpne riktig ordre fra prosjektlisten.
- Ser du feil restbeløp, åpne både den opprinnelige ordren og A-konto-ordren og kontroller hvilke varelinjer og mengder som ligger på hver.
Les også Hva er en akontofaktura? for begreper og reglene rundt A-konto-fakturering.