Hva er en kreditnota

En kreditnota er et dokument som korrigerer en faktura som allerede er utstedt. Den brukes når hele eller deler av salget skal reverseres – for eksempel ved feil på fakturaen, retur eller reklamasjon – og reduserer det kunden skylder, og eventuelt merverdiavgiften.

En kreditnota er ikke en ny faktura. Den forutsetter at det allerede finnes et salgsdokument å korrigere. Ordet skrives av og til «kredittnota», og noen kaller den kreditfaktura, men i bokføringsforskriften heter det kreditnota. Reglene gjelder uansett hva dokumentet kalles.

Kort forklart

En utstedt faktura skal ikke endres eller slettes. Alle salgsdokumenter inngår i en nummerert serie, og sporet i regnskapet skal være intakt. Skal noe rettes, utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige salget – helt eller delvis – og eventuelt en ny, korrekt faktura.

Bokføringsforskriften § 5-2-7 slår fast at når det utstedes et nytt salgsdokument til erstatning for et som allerede er sendt, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige.

Kreditnota vs faktura

Beløpene på en kreditnota kan stå med eller uten minustegn. Overskriften «Kreditnota» sier at dette er en reduksjon, men vederlag og merverdiavgift skal ha samme fortegn.

Når brukes en kreditnota?

Typiske situasjoner:

• Prisen, antallet eller mva-beregningen på fakturaen var feil
• Fakturaen er sendt til feil kunde
• Varen er returnert, eller kjøpet er hevet
• Kunden har reklamert, og det gis prisavslag
• Kunden skal ha en etterfølgende rabatt eller bonus på tidligere kjøp

Kreditnotaen kan korrigere både beløp og andre opplysninger. Er det bare fakturert for mye, kan kreditnotaen være det eneste dokumentet. Er det andre feil, sendes i tillegg en ny og riktig faktura.

Den kan ikke brukes til å skrive av et tap på en kunde som ikke betaler, gi ettergivelse av gjeld, dokumentere markedsstøtte eller betale ut beløp som ikke knytter seg til et fakturert salg, som erstatning eller tilbakebetaling av depositum.

Hva skal en kreditnota inneholde?

Forskriften har ingen egen innholdsliste for kreditnotaer, men Norsk RegnskapsStiftelses standard for god bokføringsskikk (GBS 1, oppdatert januar 2026) sier at den skal ha de samme opplysningene som en faktura, så langt de passer:

• Tydelig betegnelse som kreditnota
• Eget nummer og dokumentasjonsdato
• Selgers og kjøpers navn og adresse, og selgers organisasjonsnummer
• Referanse til fakturanummeret som korrigeres, og hvilke linjer det gjelder
• Hva som krediteres og omfanget, for eksempel antall returnerte varer
• Vederlag og merverdiavgift, med samme valuta og beløp som på fakturaen

Kreditnotaen kan ikke ha samme nummer som fakturaen den korrigerer. Den skal dateres med faktisk utstedelsesdato. Unntaket er at en kreditnota som utstedes innen de 15 første virkedagene i en måned, kan dateres til siste dag i forrige måned, hvis det som utløste krediteringen skjedde i den måneden.

Eksempel på kreditnota

En elektriker har fakturert en servicejobb med 6 timer à 850 kroner. Riktig antall var 4 timer. Kunden har ikke betalt ennå.

Kreditnota 10245, datert 3. mars Gjelder faktura 10231 av 24. februar

Kunden skylder nå 4 250 kroner inkludert mva, altså 6 375 fra fakturaen minus 2 125 fra kreditnotaen. Det trengs ingen ny faktura, fordi feilen bare var at det ble fakturert for mye.

Hvordan bokfører jeg en kreditnota?

En kreditnota regnes ikke som retting av tidligere bokføring. Den bokføres som en ny, selvstendig transaksjon på sin egen dato og med eget bilagsnummer. Den opprinnelige fakturaen blir stående.

For eksempelet over, med kontoer fra norsk standard kontoplan:

Hos selger

Hos kjøper, hvis kjøper er mva-registrert og hadde fradrag

Merverdiavgiften korrigeres i mva-meldingen for den terminen kreditnotaen er utstedt, ikke i terminen fakturaen hørte til. Selger kan bare redusere utgående mva når kreditnotaen skyldes en feil på fakturaen, retur eller heving, et rettslig begrunnet prisavslag, for eksempel på grunn av en mangel, eller en rabatt som var avtalt på forhånd. Et frivillig avslag uten slik grunn kan dokumenteres, men gir ikke rett til å redusere mva.

Hvordan tilbakebetaler jeg en kreditnota?

Det avhenger av om kunden har betalt:

• Kunden har ikke betalt. Kreditnotaen reduserer det utestående beløpet. Kunden betaler differansen, og i reskontroen avregnes fakturaen mot kreditnotaen. Ingen penger skal overføres.
• Kunden har betalt. Kreditnotaen er dokumentasjonen, men pengene må tilbake via banken. Overfør beløpet til kundens konto og oppgi kreditnotanummeret i meldingen. Bokføringen blir debet 1500 Kundefordringer og kredit 1920 Bank, slik at kunden går i null.
• Kunden handler jevnlig. Beløpet kan i stedet trekkes fra på neste faktura, hvis kunden er enig. Da står kreditnotaen som et tilgodehavende i reskontroen til den brukes.

Har du selv mottatt en kreditnota fra en leverandør, gjelder det samme motsatt: har du ikke betalt, trekker du beløpet fra, og har du betalt, ber du om tilbakebetaling eller avregning mot neste faktura.

Frister og utsendelse

Reglene for når en faktura skal utstedes, gjelder også for kreditnotaen, men fristen regnes fra hendelsen som utløste krediteringen, ikke fra leveringen:

• Hovedregel: snarest mulig og senest én måned etter hendelsen
• Ved månedlig fakturering: innen 15 virkedager i måneden etter
• Ved løpende tjenester: senest én måned etter utløpet av mva-terminen

Er fakturaen allerede sendt, skal kunden også få kreditnotaen, og eventuelt ny faktura, uoppfordret. Til bedrifter og offentlige kunder som mottar EHF, bør kreditnotaen sendes som EHF med referanse til fakturaen. Original faktura, kreditnota og eventuell ny faktura skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Viktig å huske på

• Kreditnotaen forutsetter en tidligere utstedt faktura
• Den skal ha eget nummer, faktisk utstedelsesdato og referanse til fakturanummeret
• Bokfør den som en ny transaksjon – ikke slett eller endre fakturaen
• Mva korrigeres i terminen kreditnotaen utstedes, og bare når det er grunnlag for det
• Er fakturaen betalt, må pengene tilbake via banken eller avregnes mot neste faktura
• En kunde som ikke betaler, skal ikke krediteres, men tapsføres når tapet er konstatert