Hva er en faktura

En faktura er selgerens skriftlige krav om betaling for varer eller tjenester som er levert. I regelverket omtales den som et salgsdokument, og loven stiller detaljerte krav til innhold, nummerering og oppbevaring.

En faktura er ikke det samme som en kvittering, en kreditnota eller et tilbud. Kvitteringen dokumenterer at et kontantsalg er gjort opp, kreditnotaen korrigerer en utstedt faktura, og tilbudet er et prisforslag som ikke i seg selv er et betalingskrav.

Hva skal en faktura inneholde?

Bokføringsforskriften lister opp minstekravene til et salgsdokument:

• Nummer og dokumentasjonsdato
• Angivelse av partene
• Ytelsens art og omfang
• Tidspunkt og sted for levering
• Vederlag og betalingsforfall
• Merverdiavgift i norske kroner, dersom selger er registrert
• Merking ved omvendt avgiftsplikt

I tillegg gjelder noen presiseringer som ofte går galt:

• Kjøper angis med navn og adresse eller organisasjonsnummer. Ved omvendt avgiftsplikt skal kjøperens organisasjonsnummer alltid stå der.
• Selger angis med navn og organisasjonsnummer, og mva-registrerte virksomheter skal ha bokstavene «MVA» bak nummeret.
• Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og filialer av utenlandske selskaper skal oppgi «Foretaksregisteret» og hovedkontorets adresse på salgsdokumentet.
• Nummeret skal være forhåndsnummerert eller maskinelt tildelt i en kontrollerbar sekvens, slik at hull i serien kan oppdages.
• Ulike mva-satser og avgiftspliktig og avgiftsfritt salg skal spesifiseres hver for seg.

Kontonummer og KID er ikke blant lovkravene, men er praktiske betalingsopplysninger som følger av bankavtalen.

Når kan fakturaen sendes?

Hovedregelen er at salgsdokumentet utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering. Ved månedlig fakturering kan leveranser i en måned faktureres innen 15 virkedager i måneden etter, og løpende tjenester kan faktureres senest én måned etter utløpet av avgiftsterminen.

For merverdiavgiftspliktig omsetning kan salgsdokumentasjon ikke utstedes før levering. Det finnes unntak: abonnementer, leier, billetter og liknende kan forskuddsfaktureres, og når en delbetaling mottas for utført arbeid, skal det utstedes salgsdokument for delbeløpet. I bygge- og anleggsprosjekter kan det faktureres etter fremdriften.

Mva på fakturaen

Bare virksomheter som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, kan føre opp merverdiavgift på fakturaen. Registreringsplikten inntrer når omsetningen overstiger 50 000 kroner i løpet av en tolvmånedersperiode.

Satsene i 2026:

• 25 prosent – alminnelig sats
• 15 prosent – næringsmidler og vann- og avløpstjenester
• 12 prosent – blant annet persontransport, kino, overnatting og kringkasting

Ved omvendt avgiftsplikt skal fakturaen merkes «Omvendt avgiftsplikt – Merverdiavgift ikke beregnet», og kjøperens organisasjonsnummer skal alltid oppgis. For håndverksbedrifter er det verdt å merke seg at det ikke finnes en generell omvendt avgiftsplikt for bygge- og anleggstjenester i Norge – slike tjenester faktureres normalt med 25 prosent mva.

Slik sendes fakturaen

• EHF til offentlige oppdragsgivere og mange bedriftskunder
• eFaktura i nettbank til forbrukere
• PDF på e-post
• SMS med betalingslenke
• Papir i posten

Offentlige oppdragsgivere krever e-faktura i godkjent format. Fra 1. januar 2027 blir e-faktura obligatorisk også mellom bokføringspliktige virksomheter, og innen 2030 skal virksomheter kunne motta og bokføre e-faktura digitalt. En PDF er ikke en e-faktura i regelverkets forstand.

Betaling, purring og inkasso

Betalingsfristen avtales og fremgår av fakturaen. Mellom virksomheter kan fristen ikke overstige 60 dager med mindre noe annet er uttrykkelig avtalt, og offentlige myndigheter betaler normalt innen 30 dager.

Når kunden ikke betaler, gjelder et fast løp:

• Purring kan sendes når som helst etter forfall, men purregebyr krever at det har gått minst 14 dager.
• Inkassovarsel følger etter, også med 14 dagers betalingsfrist.
• Det er maksimalt to gebyrbelagte varsler før saken kan sendes til inkasso. I 2026 var purregebyret 38 kroner og betalingsoppfordringen 113 kroner.
• Forsinkelsesrenter løper fra forfallsdato, eller fra 30 dager etter skriftlig påkrav. Satsen fastsettes halvårlig og var 12,25 prosent fra 1. juli 2026.

Kravet foreldes etter tre år fra forfall. En purring avbryter ikke foreldelsen – det kreves rettslige skritt, som forliksklage eller stevning.

Mot forbrukere kan det ikke kreves gebyr for å skrive eller sende regningen for håndverkertjenester. For andre tjenester må et fakturagebyr ikke overstige den faktiske kostnaden ved å utstede og sende regningen.

Typer salgsdokumenter

• Kontantfaktura – ved betaling ved levering, der reglene tillater det
• Kreditnota – korrigerer en utstedt faktura
• Samlefaktura – én faktura for flere leveranser
• A-kontofaktura – fakturering av delbetalinger

En proformafaktura er ikke et salgsdokument, men et betalingskrav før levering. Den skal ikke bokføres som et salg.

Faktura for håndverksbedrifter

For elektro-, VVS- og servicebedrifter er fakturaen sluttpunktet i en kjede som begynner med arbeidsordren. Timelister, materialforbruk, sjekklister og servicerapporter kan vedlegges eller refereres til, så lenge koplingen er entydig – dette kalles gjerne underdokumentasjon.

Tre ting går igjen i feltet:

• Bedriftskunder trenger organisasjonsnummer og mva-spesifikasjon for å føre inngående mva til fradrag.
• Offentlige kunder krever EHF.
• Forbrukerkunder har sterkere rettigheter: ingen fakturagebyr for håndverkertjenester, og ved prisoverslag kan prisen ikke overstige det oppgitte beløpet med mer enn 15 prosent.

Er det gjort feil på en sendt faktura, kan den ikke redigeres eller slettes. Da utstedes en kreditnota som henviser til fakturaen – og eventuelt en ny, korrekt faktura.

Vanlige misforståelser

• «Faktura må alltid betales innen 14 dager.» Nei, fristen avtales – 14 dager er vanlig praksis, ikke en lovregel.
• «Faktura og kvittering er det samme.» Nei, de dokumenterer ulike typer oppgjør.
• «Man kan fakturere før varen er levert.» Nei, ikke for mva-pliktig omsetning – bortsett fra unntakene for forskudd og delbetaling.
• «PDF er en e-faktura.» Nei, e-faktura er et strukturert format som kan behandles automatisk.
• «KID-nummer er lovpålagt.» Nei, det følger av bankavtalen.
• «Purring avbryter foreldelsen.» Nei, bare rettslige skritt gjør det.
• «Foretaksregisteret gjelder bare aksjeselskaper.» Nei, også allmennaksjeselskaper og utenlandske filialer.

Viktig å huske på

• Fakturaen er et salgsdokument – bruk lovens begrep når du er i tvil
• Sørg for at alle lovpålagte felt er med, inkludert organisasjonsnummer og mva
• Fakturer til riktig tid: ikke før levering, og innen fristene
• Bruk e-faktura til offentlige kunder – og forbered deg på 2027
• Send purring og inkassovarsel i riktig rekkefølge med riktige frister
• Oppbevar fakturaer og underlag i fem år
• Korriger feil med kreditnota, aldri ved å endre den sendte fakturaen