Hva er en kontantfaktura

En kontantfaktura er et salgsdokument som utstedes når kunden betaler ved levering – med kort, kontanter eller mobilbetaling som Vipps. Den fungerer både som dokumentasjon på salget og som bekreftelse på at betalingen er mottatt.

Kontantfaktura er et innarbeidet bransjeuttrykk, og begrepet finnes blant annet i bokføringsforskriften. I loven er hovedbegrepet likevel salgsdokument, og hovedregelen i Norge er at kontantsalg skal registreres i et produkterklært kassasystem. Kontantfaktura er derfor bare aktuelt i bestemte situasjoner – ikke som en fri erstatning for kassasystemet.

Kontantfaktura, kvittering og vanlig faktura

Det er lett å blande begrepene, men de har ulike roller:

En kvittering fra kortterminalen er ikke det samme som en kontantfaktura, og en kontantfaktura er ikke det samme som en vanlig faktura med betalingsfrist.

Når kan du bruke kontantfaktura?

Utgangspunktet er at virksomheter som tar imot betaling ved levering, skal bruke kassasystem. Det finnes likevel unntak:

• Lavt kontantsalg. Virksomheter med kontantsalg under 50 000 kroner ekskl. mva per regnskapsår kan dokumentere salget på andre måter, for eksempel med forhåndsnummererte salgsbilag.
• Sporadisk eller ambulerende salg. Kontantsalg utenom fast forretningssted kan dokumenteres i innbundet bok eller på daterte salgsbilag inntil 3 G per regnskapsår (om lag 410 000 kroner i 2026).
• Kontantfaktura i stedet for kassasystem. Etter Skatteetatens praksis kan virksomheter som normalt fakturerer med kundeidentifikasjon i systemet, bruke kontantfaktura også ved kontantsalg. Dette er et snevert unntak, ikke en generell adgang – og det krever full kjøperidentifikasjon på hvert salg.

Butikker og andre med regulært kontantsalg faller utenfor disse unntakene og skal bruke kassasystem. Det samme gjelder salg over internett og oppkrav – nettbetaling regnes ikke som kontantsalg etter regelverket.

Hva må kontantfakturaen inneholde?

En kontantfaktura skal ha samme innhold som et vanlig salgsdokument:

• Nummer og dokumentasjonsdato
• Selgers navn og organisasjonsnummer, med «MVA» bak nummeret for registrerte virksomheter
• Kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer
• Ytelsens art og omfang – hva som er solgt eller utført
• Tidspunkt og sted for levering
• Vederlag og betalingsforfall
• Merverdiavgift i norske kroner, dersom selger er mva-registrert

Det er ingen krav om at dokumentet merkes med ordet «kontantfaktura», og betalingsmåten trenger heller ikke stå der. Slike opplysninger hører til kassakvitteringen.

Mva og fradrag for bedriftskunder

Er selger registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal merverdiavgiften vises på samme måte som på en vanlig faktura. Bedriftskunder kan bare føre inngående mva til fradrag dersom salgsdokumentet viser selgerens organisasjonsnummer med bokstavene MVA og mva-beløpet spesifisert.

En viktig felle: ved kontantbetaling på 10 000 kroner eller mer faller kjøperens fradragsrett for inngående mva bort. Skal bedriftskunden sikre fradraget, bør oppgjøret derfor skje med kort, bankoverføring eller mobilbetaling fremfor kontanter.

Kontantfaktura i praksis

For en elektriker eller rørlegger er kontantfaktura særlig aktuelt på mindre serviceoppdrag der kunden gjør opp på stedet. Da gjelder det å ha orden på detaljene:

• Beskriv arbeidet konkret – «feilsøking og utskifting av stikkontakt» er bedre enn «service»
• Registrer daglig kassebeholdning og stem av mot salgsdokumentasjonen
• Før kontanttransaksjoner inn i regnskapet daglig
• Oppbevar dokumentasjonen i fem år, eller ti år for prosjektregnskap i bygge- og anleggsvirksomhet

Er virksomheten i tvil om den er innenfor et unntak, bør den dokumentere vurderingen skriftlig. Urettmessig bruk av kontantfaktura regnes som brudd på kassasystemkravet og kan gi overtredelsesgebyr.

Vanlige misforståelser

• «Kontantfaktura betyr at kunden betaler med kontanter.» Nei, kort og mobilbetaling regnes også som kontantsalg.
• «Man trenger ikke kassasystem når man bruker Vipps eller kort.» Nei, bankterminal og Vipps er ikke kassasystem i seg selv.
• «Kontantfaktura kan alltid erstatte vanlig faktura.» Nei, den forutsetter betaling ved levering.
• «Kvittering fra betalingsterminalen er nok som bilag.» Nei, kjøpsdokumentasjonen er selgerens salgsdokument.
• «Kontantfaktura er ugyldig for bedriftskunder.» Nei, et fullt salgsdokument er nettopp det bedriftskunden trenger for mva-fradrag – men bare med korrekt kjøper- og mva-angivelse.

Viktig å huske på

• Hovedregelen er kassasystem – kontantfaktura er unntaket
• Kontantfakturaen skal ha samme innhold som et salgsdokument
• Kjøperen må alltid identifiseres
• Kontanter på 10 000 kroner eller mer gir ikke mva-fradrag
• Steng kassen daglig og stem av mot utstedte dokumenter
• Oppbevar dokumentasjonen i minst fem år