Hva er en ordre

En ordre er en bestilling av varer eller tjenester. Den viser hva kunden har bestilt, i hvilket antall, til hvilken pris og på hvilke betingelser, og danner grunnlaget for både levering og fakturering.

Ordet brukes fra to sider. For selgeren er ordren en kundeordre – en bestilling som skal leveres. For kjøperen er den samme bestillingen en innkjøpsordre. I denne artikkelen er utgangspunktet selgerens side.

Kort forklart

• En ordre er kundens bestilling, ikke selve leveransen eller fakturaen
• Når selgeren har akseptert bestillingen, er partene bundet av avtalen
• Ordren får et eget ordrenummer som følger den gjennom levering og fakturering
• Varer som ikke kan leveres med en gang, blir liggende som restordre

Ordre som avtale

Etter avtaleloven § 1 er et tilbud og en aksept av tilbudet bindende. En ordre kan derfor oppstå på to måter:

• Selgeren har sendt et tilbud, og kunden aksepterer det. Da er avtalen inngått når kunden aksepterer innen fristen, og ordren er registreringen av det som er avtalt.
• Kunden sender en bestilling uten tilbud i forkant. Da er bestillingen et tilbud fra kunden, og avtalen er inngått når selgeren bekrefter den.

En ordrebekreftelse er ikke påkrevd etter loven, men den er den enkleste måten å dokumentere hva som faktisk er avtalt. Avviker bekreftelsen fra bestillingen, bør avvikene fremgå tydelig, fordi et svar som ikke stemmer med tilbudet, som hovedregel regnes som et nytt tilbud og ikke som en aksept.

Hva en ordre bør inneholde

Det finnes ingen lovbestemt mal for en ordre, i motsetning til fakturaen. En ordre som skal fungere i praksis, har likevel dette:

• Ordrenummer og ordredato
• Kunde, kontaktperson og leveringsadresse
• Kundens referanse eller bestillingsnummer
• Varer eller tjenester med beskrivelse, antall og enhet
• Pris, rabatter og merverdiavgift
• Ønsket eller avtalt leveringstid
• Leverings- og betalingsbetingelser
• Eventuelle forbehold og særvilkår

For håndverks- og servicebedrifter er det ofte en fordel å skille mellom varelinjer og arbeid, og å angi om arbeidet er fastpris eller medgått tid.

Hva er et ordrenummer?

Et ordrenummer er et unikt nummer som identifiserer én ordre i selgerens system. Det brukes i ordrebekreftelsen, på plukk- og følgeseddel og på fakturaen, slik at alle dokumentene kan spores tilbake til samme bestilling.

Ordrenummeret er ikke det samme som fakturanummeret. En ordre kan faktureres i flere omganger, og flere ordrer kan samles på én faktura. Kunden har ofte sitt eget innkjøpsordrenummer i tillegg, og det bør gjengis på ordren og fakturaen som kundens referanse. Mer om oppbygging og bruk finner du under ordrenummer.

Fra bestilling til levering

En typisk ordreprosess går gjennom disse stegene:

1. Mottak. Bestillingen kommer inn på telefon, e-post, i nettbutikk eller som et akseptert tilbud, og registreres med ordrenummer.
2. Bekreftelse. Kunden får ordrebekreftelse med innhold, pris og forventet leveringstid.
3. Planlegging. Varer reserveres eller bestilles hos leverandør, og arbeid legges inn som en eller flere arbeidsordrer.
4. Levering. Varer plukkes og sendes, eller arbeidet utføres hos kunden.
5. Fakturering. Det som er levert, faktureres.
6. Avslutning. Ordren lukkes når alt er levert og fakturert.

Underveis kan ordren endres. Endringer i antall, pris eller leveringstid bør bekreftes skriftlig på samme måte som den opprinnelige ordren.

Restordre

En restordre er den delen av en ordre som ikke kan leveres med en gang, typisk fordi varen ikke er på lager. Resten av ordren leveres, og restordren blir liggende åpen til varen er tilgjengelig.

Restordrer er vanlige i handel med byggevarer og elektromateriell, der en ordre gjerne har mange linjer fra ulike leverandører. Følgeseddelen viser da hva som er levert og hva som står i rest.

Et par forhold er verdt å passe på:

• Fakturering. Det som er levert, kan faktureres selv om ordren ikke er komplett. Etter bokføringsforskriften § 5-2-2 skal salgsdokumentet utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering, så en restordre er ikke grunn til å holde tilbake fakturaen for det som alt er levert.
• Kundens valg. Kunden bør få vite hva som står i rest og forventet leveringstid, slik at de kan velge å vente, bytte vare eller annullere restlinjen.
• Oppfølging. Åpne restordrer bør gjennomgås jevnlig. En restordre som er glemt, gir enten en misfornøyd kunde eller en levering kunden ikke lenger vil ha.

Ordre, arbeidsordre og faktura

• Tilbudet er selgerens forslag til avtale.
• Ordren er det som er bestilt og avtalt.
• Arbeidsordren er utførelsen av en jobb, med timer, materiell og dokumentasjon.
• Fakturaen er kravet om betaling for det som er levert.

Én ordre kan gi flere arbeidsordrer og flere fakturaer. Holdes koblingen mellom dem, er det enkelt å se hva som gjenstår å levere og fakturere.

Viktig å huske på

• Ordren er avtalegrunnlaget – bekreft den skriftlig
• Gi hver ordre et unikt ordrenummer og gjengi kundens referanse
• Registrer endringer underveis, ikke bare i hodet
• Fakturer det som er levert, også når deler av ordren står i rest
• Følg opp åpne restordrer jevnlig