Hva er en reiseregning

En reiseregning er den ansattes oppstilling av en arbeidsreise: hvor og hvorfor vedkommende reiste, når reisen startet og sluttet, og hvilke utgifter og godtgjørelser som kreves dekket. Reiseregningen er dokumentasjonen som gjør at arbeidsgiveren kan utbetale godtgjørelse uten skattetrekk.

For en håndverker eller servicetekniker gjelder dette først og fremst kjøring med egen bil, overnatting på jobber langt unna og måltider underveis.

Hva reiseregningen skal dokumentere

Kravene står i skattebetalingsforskriften § 5-6-12. Er de ikke oppfylt, er godtgjørelsen i utgangspunktet trekkpliktig lønn. For kostgodtgjørelse (diett) skal reiseregningen være underskrevet av den ansatte og minst vise:

• Den ansattes navn og adresse
• Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst
• Formålet med reisen
• Hvilke arrangementer den ansatte deltok på, for eksempel møter, kurs eller oppdrag
• Navn og adresse på overnattingsstedet, og dato for overnattingene hvis det er flere steder
• Type losji: hotell, pensjonat, brakke eller annet, og om en hybel har kokemulighet

Ved kilometergodtgjørelse skal reiseregningen vise navn, adresse og underskrift, dato for avreise og hjemkomst, formål og arrangement, reiseruten med start- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer, samlet antall kilometer og navn på passasjerer det kreves passasjertillegg for.

Måltider som er dekket av andre, bør også komme fram, fordi de reduserer den trekkfrie dietten. Reiseregningene skal oppbevares som bilag til arbeidsgiverens regnskap. Kravet om originalbilag på papir ble opphevet i 2014, og reiseregninger kan behandles elektronisk.

Utlegg og godtgjørelser

En reiseregning kan inneholde to ulike ting:

• Refusjon av utlegg. Den ansatte har betalt noe og får tilbake nøyaktig beløpet, mot kvittering. Eksempler: hotell, parkering, bompenger, ferge og togbillett.
• Godtgjørelse etter sats. Den ansatte får et fast beløp uten å dokumentere de faktiske utgiftene, for eksempel kilometergodtgjørelse eller diett.

Refusjon av dokumenterte utlegg er ikke lønn. Godtgjørelse etter sats er trekkfri bare opp til Skatteetatens satser og bare når dokumentasjonskravene er oppfylt.

Satser for 2026

Skatteetaten fastsetter hvert år hvor mye som kan utbetales uten skattetrekk. For 2026 er de trekkfrie satsene blant annet:

Diett på dagsreiser forutsetter blant annet at reisen går minst 15 km fra reisens utgangspunkt. Får den ansatte dekket måltider underveis, skal den trekkfrie dietten med overnatting reduseres med 20 prosent for frokost, 30 prosent for lunsj og 50 prosent for middag.

Satsene endres årlig. Sjekk Skatteetatens satsside eller den årlige satsforskriften før du bruker tallene.

Statens sats og trekkpliktig overskudd

Mange arbeidsgivere betaler etter statens reiseregulativ, som ligger høyere enn de trekkfrie satsene. Det er lov, men differansen er skattepliktig lønn.

Eksempel for kjøring i 2026: Arbeidsgiveren betaler 5,30 kr per km etter statens sats. Den ansatte kjører 500 km i jobb.

• Utbetalt: 500 × 5,30 = 2 650 kr
• Trekkfritt: 500 × 3,50 = 1 750 kr
• Trekkpliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig: 900 kr

Godtgjørelsene rapporteres i a-meldingen. Den trekkpliktige delen rapporteres som lønn og inngår i grunnlaget for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift.

Hva er en arbeidsreise, og hva er det ikke?

Reisen må være en yrkesreise for at godtgjørelsen skal være trekkfri. Kjøring mellom hjemmet og fast arbeidssted regnes som privat, og godtgjørelse for den er fullt skattepliktig.

For ansatte som møter direkte hos kunden, er det avgjørende hva som regnes som fast arbeidssted. En elektriker som kjører hjemmefra til skiftende oppdrag, er i en annen situasjon enn en som alltid møter på verkstedet først. Er du usikker, bør du avklare dette med regnskapsfører.

Reiseregning i praksis

Det som oftest går galt, er ikke satsene, men dokumentasjonen:

• Kjøring føres i ettertid. Kilometer som anslås i slutten av måneden, holder dårlig i en kontroll. Før kjøringen samme dag, gjerne knyttet til arbeidsordren.
• Formålet mangler. «Kundebesøk» er tynt. Kundenavn eller ordrenummer gjør reisen etterprøvbar.
• Frokost trekkes ikke. Hotell med frokost gir lavere trekkfri diett.
• Kvitteringer blir borte. Ta bilde av kvitteringen med én gang.

Viktig å huske på

• Reiseregningen er dokumentasjonen for trekkfri utbetaling
• Kilometergodtgjørelse krever rute, formål og kjørte kilometer
• Satser over Skatteetatens trekkfrie satser gir skattepliktig overskudd
• Kjøring mellom hjem og fast arbeidssted er privat
• Sjekk satsene hvert år