Hva er en timeliste

En timeliste er en oversikt over hvor mange timer en person har arbeidet, når og på hva. Den brukes både som grunnlag for lønn og overtid og som dokumentasjon overfor kunden når arbeidet faktureres etter medgått tid.

Timelisten kalles også timeføring, timeskjema eller timeregistrering. Før var den et papirark som ble levert på fredag; i dag føres den oftest på mobil, direkte på jobben den gjelder.

Lovkravet: oversikt over arbeidstiden

Arbeidsmiljøloven § 10-7 slår fast at det skal foreligge en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker har arbeidet. Oversikten skal være tilgjengelig for Arbeidstilsynet og arbeidstakernes tillitsvalgte.

Loven sier ikke hvordan oversikten skal se ut, men den må være god nok til å vise at arbeidstidsreglene er fulgt. Det betyr i praksis at den bør vise:

• Når arbeidsdagen startet og sluttet
• Pauser
• Overtid, atskilt fra ordinær arbeidstid
• Arbeid på kveld, natt og søndag der det er relevant

Overtid har egne grenser i arbeidsmiljøloven § 10-6: som hovedregel ikke mer enn ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker. Overtidsarbeid gir rett til et tillegg på minst 40 prosent av lønnen for tilsvarende arbeid i den alminnelige arbeidstiden. Uten en pålitelig timeliste er det vanskelig både å betale riktig og å dokumentere at grensene er overholdt.

Plikten gjelder også for ansatte som jobber alene ute hos kunder. At arbeidstiden er fleksibel, fritar ikke arbeidsgiveren fra å ha oversikten.

Timelisten som fakturagrunnlag

I håndverks- og servicebedrifter har timelisten en annen, like viktig rolle: den er grunnlaget for fakturaen når jobben er avtalt som regningsarbeid.

Overfor forbrukere gir håndverkertjenesteloven § 36 forbrukeren rett til en regning som gjør det mulig å bedømme arten og omfanget av arbeidet og materialene som er brukt. Er jobben ikke utført til fast pris, skal regningen også vise hvordan prisen er regnet ut. En timeliste knyttet til jobben er den enkleste måten å oppfylle dette på.

I entrepriser mellom næringsdrivende er dokumentasjonskravene gjerne strengere. Standardkontraktene fra Standard Norge (NS 8405, NS 8406 og NS 8407) har egne regler om regningsarbeid. Slik de vanligvis beskrives, skal entreprenøren levere spesifiserte oppgaver over timer og materialer jevnlig, og det kan få følger for betalingen om oppgavene kommer for sent. Standardene kjøpes fra Standard Norge og blir ofte endret i den enkelte kontrakten, så det er kontrakten dere har signert som avgjør frister og virkninger.

Hva bør en god timeliste inneholde

Fakturerbar og intern tid

Ikke alle timer skal faktureres. Et vanlig skille er:

• Fakturerbar tid. Arbeid hos eller for kunden som faktureres etter avtalen.
• Intern tid. Kurs, verkstedrydding, møter, tilbudsarbeid og administrasjon.
• Ikke-fakturerbar kundetid. Tid på en kunde som ikke kan faktureres, for eksempel utbedring av egne feil eller arbeid på en fastprisjobb.

Forholdet mellom fakturerbar tid og total arbeidstid kalles gjerne faktureringsgrad. Den er et av de viktigste nøkkeltallene for en servicebedrift, og den kan bare måles hvis alle timer føres – også de som ikke faktureres.

På fastprisjobber er timeføringen like viktig, selv om kunden ikke ser den. Det er den som viser om prisen var riktig, og om neste tilbud bør kalkuleres annerledes.

Vanlige feil

• Timer føres i ettertid. Timer som skrives ned på fredag for hele uka, blir unøyaktige. Før dem fortløpende.
• Timer uten kobling til jobb. «8 timer» uten kunde eller arbeidsordre kan ikke brukes som fakturagrunnlag.
• Reisetid blandes inn. Avklar på forhånd om og hvordan reisetid skal faktureres, og før den som egen timetype.
• Ingen godkjenning. Timer som går rett til faktura uten kontroll, gir flere reklamasjoner og kreditnotaer.

Oppbevaring

Timelister som dokumenterer bokførte opplysninger, for eksempel lønn eller fakturerte timer, er en del av regnskapsmaterialet. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal etter bokføringsloven § 13 oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt.

Viktig å huske på

• Arbeidsgiver skal ha oversikt over hvor mye hver ansatt har arbeidet (aml. § 10-7)
• Overtid skal registreres og betales med tillegg på minst 40 prosent
• Ved regningsarbeid er timelisten kundens dokumentasjon
• Koble timene til kunde og arbeidsordre
• Før også intern tid, ellers vet du ikke hva jobben egentlig kostet