Hva er et utlegg

Et utlegg er en utgift som en ansatt betaler med egne penger på vegne av arbeidsgiveren, og som arbeidsgiveren betaler tilbake. Typiske eksempler er parkering, bompenger, deler kjøpt i en jernvarehandel på vei til en jobb, eller en ferjebillett. Når utgiften gjelder jobben og er dokumentert, er refusjonen ikke lønn og ikke skattepliktig for den ansatte.

Arbeidsgiveren bokfører utgiften som sin egen kostnad. Den ansatte har bare lagt ut pengene.

Utlegg, reiseregning og godtgjørelse

Forskjellen er viktig. Et utlegg dekker nøyaktig det som ble betalt. En godtgjørelse er et beløp etter en sats, uavhengig av hva den ansatte faktisk brukte, og har egne regler for skatt og rapportering. Mange lønnssystemer behandler utlegg og reiseregninger i samme skjema, men de bokføres og rapporteres ulikt.

Krav til dokumentasjon

Bokføringsforskriften § 5-5-1 har egne regler for kjøp som er lagt ut av en ansatt:

• Varer eller tjenester til videresalg eller til bruk direkte i produksjonen – for eksempel materiell som monteres hos kunden – skal ha arbeidsgiveren angitt som kjøper når beløpet er over 1 000 kroner inkludert merverdiavgift.
• Andre kjøp dokumenteres med kvitteringen og en datert og signert oppstilling fra den ansatte som viser hvilke kjøp som er gjort.
• Formålet eller bruksområdet skal alltid fremgå.
• Kvitteringen skal oppbevares sammen med oppstillingen.

Utleggsdokumentasjonen skal så vidt mulig utstedes innenfor den mva-terminen utlegget ble gjort (samme paragraf). Utlegg som leveres inn et halvt år senere, skaper derfor problemer både for regnskapet og for mva-meldingen.

Kvitteringer kan leveres og oppbevares digitalt, for eksempel som et lesbart bilde av papirkvitteringen. Arbeidsgiveren bør ha rutiner som hindrer at samme kvittering refunderes to ganger.

Ved bevertning må også formålet og hvem som ble bevertet, fremgå (bokføringsforskriften § 5-10).

Skatt og a-melding

Refusjon av dokumenterte utgifter som den ansatte har hatt i arbeidet, regnes ikke som lønn. Den er ikke skattepliktig, gir ikke feriepenger, og det skal ikke betales arbeidsgiveravgift av den.

Det motsatte gjelder når arbeidsgiveren dekker private utgifter. Da er refusjonen en skattepliktig fordel og skal behandles som lønn. Det samme kan gjelde refusjon uten tilstrekkelig dokumentasjon. Små utgifter uten bilag, som porto, parkometer og drikkepenger, kan etter skatteforvaltningsforskriften § 7-2-4 likevel regnes som utgiftsrefusjon når de er nødvendige i arbeidet.

Merverdiavgift

Er virksomheten mva-registrert, kan inngående merverdiavgift på et utlegg trekkes fra på vanlig måte når kjøpet er til bruk i den avgiftspliktige virksomheten og dokumentasjonen oppfyller kravene. Skattedirektoratet har lagt til grunn at det foreligger fradragsrett i utleggstilfeller selv om kvitteringen ikke har arbeidsgiveren som kjøper, for eksempel ved reisekostnader, så lenge vilkårene ellers er oppfylt.

Kjøp over 1 000 kroner av materiell som skal inn i en kundejobb, skal likevel ha bedriften som kjøper. Be om bedriftens navn og organisasjonsnummer på kvitteringen.

Viderefakturering til kunden

Ordet utlegg brukes også i en annen betydning: en kostnad bedriften betaler på vegne av kunden, for eksempel et gebyr til kommunen, og krever tilbake uten påslag. Etter merverdiavgiftsloven § 4-1 annet ledd bokstav a holdes et slikt utlegg utenfor beregningsgrunnlaget bare når kostnaden er pådratt i kundens navn og for kundens regning. I praksis betyr det at dokumentasjonen fra leverandøren skal lyde på kunden.

Materiell som en elektriker eller rørlegger kjøper inn og monterer, er ikke utlegg i denne betydningen. Det er en del av leveransen, og det skal beregnes merverdiavgift på det når det faktureres, også om det viderefaktureres uten påslag. Er du i tvil, se Skatteetatens merverdiavgiftshåndbok eller spør regnskapsføreren.

God praksis

• Lever utlegg fortløpende, helst samme uke
• Knytt utlegget til arbeidsordre eller prosjekt, slik at kostnaden kan viderefaktureres
• Be om faktura til bedriften i stedet for utlegg der det er mulig
• Bruk bedriftens betalingskort for faste innkjøp, så slipper den ansatte å legge ut
• Godkjenn utlegg før de refunderes

Viktig å huske på

• Et utlegg er refusjon av en faktisk utgift, ikke lønn
• Kvittering og formål er hovedregelen, også for små beløp
• Innkjøp over 1 000 kroner til bruk i produksjonen skal ha bedriften som kjøper
• Refusjon av private utgifter er skattepliktig lønn
• Materiell til kundejobber er en del av leveransen, ikke et utlegg overfor kunden