Krav til faktura – hva må stå på en faktura?

En faktura skal minst inneholde nummer og dato, hvem som er kjøper og selger, hva som er levert og hvor mye, når og hvor det ble levert, pris og betalingsforfall, og eventuell merverdiavgift. Kravene står i bokføringsforskriften kapittel 5, der fakturaen kalles salgsdokument.

Kravene gjelder alle bokføringspliktige, uansett om fakturaen sendes på papir, som PDF eller som EHF. Mangler det opplysninger, kan kjøperen miste retten til fradrag for inngående merverdiavgift, og selgeren risikerer merknader ved bokettersyn.

Sjekkliste: obligatoriske opplysninger

Bokføringsforskriften § 5-1-1 lister opp minstekravene. Tabellen viser hva hvert punkt betyr i praksis.

I tillegg gjelder noen særregler:

• Aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper og norske filialer av utenlandske selskaper skal også ha med ordet «Foretaksregisteret» og hovedkontorets adresse. Er selskapet under avvikling, skal det også fremgå.
• Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg skal vises hver for seg og summeres særskilt. Det samme gjelder salg med ulike mva-satser (§ 5-1-5).
• Ved omvendt avgiftsplikt skal kjøperens organisasjonsnummer alltid oppgis.

Kontonummer og KID-nummer er ikke lovkrav, men fakturaen blir lite nyttig uten dem.

Når fakturaen skal utstedes

Salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering (§ 5-2-2). Det finnes noen tilpasninger:

• Månedlig fakturering – leveranser som faktureres samlet per måned, kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden (§ 5-2-3).
• Løpende tjenester – skal faktureres senest én måned etter utløpet av mva-terminen (§ 5-2-4).
• Bygge- og anleggsarbeid – kan faktureres etter fremdriften, men må faktureres senest én måned etter utløpet av mva-terminen når arbeidet er fullført. Mottas en delbetaling for utført arbeid, skal den faktureres innen samme frist (§ 8-1-2a).

Salgsdokument med merverdiavgift kan ikke utstedes før varen eller tjenesten er levert (merverdiavgiftsloven § 15-10). Unntak gjelder blant annet for abonnementer, leie og liknende, som kan forskuddsfaktureres for inntil ett år (bokføringsforskriften § 5-2-6).

Fakturaen skal sendes til kjøperen uoppfordret, med mindre annet følger av en skriftlig, undertegnet avtale mellom partene (§ 5-2-1).

Hvis du ikke er mva-registrert

En virksomhet som ikke er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal fortsatt utstede salgsdokument med de samme opplysningene – bare uten mva. Det er ikke lov å føre opp beløp betegnet som merverdiavgift, og organisasjonsnummeret skal ikke ha «MVA» bak seg. Registreringsplikten inntrer når avgiftspliktig omsetning og uttak til sammen har oversteget 50 000 kroner i løpet av tolv måneder (merverdiavgiftsloven § 2-1).

Vanlige feil

• Hull eller dubletter i nummerserien, for eksempel når fakturaer lages i flere systemer
• For vag beskrivelse – «arbeid etter avtale» sier ikke noe om art og omfang
• Manglende leveringsdato, særlig når fakturaen sendes lenge etter jobben
• «MVA» mangler etter organisasjonsnummeret til en registrert selger
• «Foretaksregisteret» mangler på fakturaer fra aksjeselskaper
• Endring av en sendt faktura i stedet for å utstede kreditnota og ny faktura
• Fakturering for sent – over én måned etter levering uten at et unntak gjelder

Viktig å huske på

• Bruk bokføringsforskriften § 5-1-1 som sjekkliste for hver fakturamal
• Organisasjonsnummer med «MVA» og eventuelt «Foretaksregisteret» er obligatorisk for de fleste
• Beskriv hva som er levert, hvor mye og når
• Fakturer senest én måned etter levering, med unntakene for månedlig og løpende levering
• Korriger feil med kreditnota – aldri ved å redigere fakturaen