Hva er et KID-nummer

KID står for kundeidentifikasjon. Et KID-nummer er en tallkode på fakturaen som betaleren oppgir når regningen betales, slik at mottakerens bank og regnskapssystem automatisk kan koble innbetalingen til riktig kunde og riktig faktura.

KID-nummeret erstatter den frie meldingen til mottaker. I stedet for at noen må lese «faktura 1043, Hansen» og føre betalingen manuelt, kommer innbetalingen inn med en kode som systemet kjenner igjen. Det er dette som gjør automatisk avstemming av kundereskontroen mulig.

Slik er et KID-nummer bygd opp

Det finnes ingen fast mal. Den som mottar betalingen bestemmer selv strukturen, innenfor bankens rammer. En vanlig oppbygging er:

• Kundenummer – identifiserer betaleren
• Fakturanummer – identifiserer kravet
• Eventuell betalingstype – skiller for eksempel mellom produkter eller avdelinger
• Kontrollsiffer – alltid det siste sifferet

Et KID-nummer har minst tre siffer pluss kontrollsiffer og høyst 25 siffer inkludert kontrollsifferet. Lengden må stemme med det som er avtalt med banken. Én avtale kan ha inntil tre ulike KID-lengder, og kortere KID gir færre tastefeil.

Eksempel: Kunde 1207 får faktura 1043. Med strukturen kundenummer + fakturanummer blir grunnlaget 12071043, og KID-nummeret blir 12071043 etterfulgt av ett kontrollsiffer.

MOD10 og MOD11 – kontrollsifferet

Kontrollsifferet gjør at nettbanken kan avvise et KID-nummer som er skrevet feil, før betalingen sendes. Det beregnes etter én av to metoder, og mottakeren velger metode når avtalen med banken opprettes.

MOD10 er den samme algoritmen som brukes på betalingskort (Luhn). MOD11 er grunnen til at enkelte KID-numre ender på bindestrek, noe som kan skape forvirring når betaleren skal taste nummeret. Med MOD10 unngår man det.

Regneeksempel med MOD10: For grunnlaget 1234 ganges sifrene fra høyre med 2, 1, 2, 1: 4×2 = 8, 3×1 = 3, 2×2 = 4, 1×1 = 1. Summen er 16. Siste siffer er 6, og 10 − 6 gir kontrollsiffer 4. KID-nummeret blir 12344.

Hva som må være på plass for å bruke KID

KID virker bare hvis mottakerens konto er satt opp for det. Det skjer gjennom en avtale om innbetalinger med KID – ofte kalt OCR-avtale – med banken. Mastercard Payment Services (tidligere Nets) håndterer den tekniske løsningen for norske banker.

Avtalen angir:

• Hvilken konto innbetalingene skal gå til
• KID-lengde og kontrollsiffermetode
• Hvordan innbetalingene rapporteres tilbake, vanligvis som en fil som regnskapssystemet leser inn

Uten slik avtale har et KID-nummer på fakturaen ingen funksjon – betalingen kommer inn som en vanlig overføring. Med avtale kan mottakeren også velge at banken skal avvise innbetalinger som mangler gyldig KID.

Når betaleren glemmer eller skriver feil KID

• Feil kontrollsiffer: Nettbanken avviser normalt KID-nummeret med en gang, slik at betaleren må rette det.
• Riktig format, men feil nummer: Kontrollsifferet fanger ikke alle feil. Betalingen kan bli koblet til feil faktura og må rettes manuelt i reskontroen.
• Ingen KID: Pengene kommer normalt frem til kontoen, men uten automatisk kobling (med mindre mottakeren har valgt at slike betalinger skal avvises). Betalingen må identifiseres og føres manuelt, og kunden kan i mellomtiden få en purring som ikke skulle vært sendt.

Har du betalt uten KID, er løsningen å gi beskjed til mottakeren med dato, beløp og hvilken faktura betalingen gjelder. Ikke betal på nytt.

KID, fakturanummer og melding

• Fakturanummer er lovpålagt og identifiserer salgsdokumentet i selgers nummerserie.
• KID er en betalingsreferanse. Den kan inneholde fakturanummeret, men er et eget nummer med kontrollsiffer.
• Melding til mottaker er fritekst som må leses og tolkes av et menneske.

Det finnes ikke noe lovkrav om å bruke KID. Det er et praktisk verktøy som følger av bankavtalen, ikke av bokføringsreglene.

Vanlige misforståelser

• «KID-nummeret er det samme som kundenummeret.» Nei, kundenummeret er ofte en del av det, men KID har alltid et kontrollsiffer i tillegg.
• «Alle fakturaer må ha KID.» Nei, KID er frivillig, men uten det må innbetalinger avstemmes manuelt.
• «Samme KID kan brukes på alle fakturaer til en kunde.» Det er mulig med en ren kunde-KID, men da vet ikke systemet hvilken faktura som er betalt.
• «KID fungerer på alle kontoer.» Nei, kontoen må være knyttet til en avtale om innbetaling med KID.

Viktig å huske på

• KID er en betalingsreferanse som gir automatisk avstemming
• Strukturen bestemmes av mottakeren og avtales med banken
• Siste siffer er et kontrollsiffer etter MOD10 eller MOD11
• Ta med fakturanummeret i KID-en hvis du vil vite hvilken faktura som er betalt
• Følg opp innbetalinger uten KID før du sender purring