Hva er kundereskontro

Kundereskontroen er et delregnskap som viser alle transaksjoner med hver enkelt kunde: fakturaer, kreditnotaer, innbetalinger og hva kunden skylder til enhver tid. Summen av alle kundesaldoene skal stemme med kundefordringene i hovedboken.

Ordet «reskontro» kommer fra italiensk riscontro, som betyr kontroll eller sammenligning. I dag brukes det om spesifikasjonen av fordringer og gjeld per kunde eller leverandør.

Kundereskontro og kundefordringer

I hovedboken står alle kundefordringer samlet på én konto – i standard kontoplan er det konto 1500 Kundefordringer. Den kontoen sier hvor mye kundene skylder totalt, men ikke hvem som skylder hva.

Det er kundereskontroen som gir svaret. Hver faktura føres både i hovedboken (samlet) og på kunden i reskontroen (spesifisert). Konto 1500 er derfor en samlekonto for reskontroen, og saldoen på kontoen skal til enhver tid være lik summen av saldoene i kundereskontroen.

Kundereskontro og leverandørreskontro

Hva kreves etter bokføringsregelverket?

Bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3 krever at bokføringspliktige skal kunne utarbeide en kundespesifikasjon: alle transaksjoner med kunder per periode, der kundens kode og navn, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, og inngående og utgående saldo skal fremgå.

Kundereskontroen er i praksis det som oppfyller dette kravet. Et regnskapssystem med ordentlig reskontro gir denne spesifikasjonen automatisk.

Åpne poster og saldoliste

En reskontro kan ses på to måter:

• Kontoutskrift per kunde – alle bevegelser over tid, med saldo.
• Åpne poster – de fakturaene som ikke er betalt ennå. Når en innbetaling kobles til en faktura (lukking), forsvinner fakturaen fra listen over åpne poster.

En aldersfordelt saldoliste grupperer de åpne postene etter hvor lenge de har vært forfalt, for eksempel:

Listen er det viktigste verktøyet for å følge opp utestående penger. Den viser hvem som skal purres, hvem som bør få inkassovarsel, og hvilke fordringer det kan være grunn til å vurdere som tapsutsatte.

Fra reskontro til purring og inkasso

Reskontroen driver oppfølgingen av ubetalte fakturaer:

1. Forfall passeres. Fakturaen står som åpen post etter forfallsdato.
2. Purring. Kunden får en påminnelse.
3. Inkassovarsel. Hvis kunden fortsatt ikke betaler, sendes et formelt varsel før kravet går til inkasso.
4. Inkasso. Kravet overføres til et inkassobyrå eller følges opp rettslig.

For at dette skal fungere, må innbetalingene kobles riktig. KID-nummer på fakturaen gjør at innbetalinger kan matches automatisk. Uten KID må noen gjøre det manuelt – og da oppstår feilpurringer.

Avstemming av kundereskontroen

Avstemming betyr å kontrollere at reskontroen og hovedboken stemmer overens. Det bør gjøres jevnlig, og alltid før periodeavslutning og årsoppgjør.

Typiske årsaker til avvik:

• Posteringer ført direkte på konto 1500 uten kunde
• Innbetalinger som ikke er koblet til riktig faktura
• Kreditnotaer som ikke er koblet til fakturaen de korrigerer
• Innbetalinger på feil kunde, eller dobbeltbetalinger som ikke er tilbakebetalt
• Tap på fordringer som er ført i hovedboken, men ikke i reskontroen

Vanlige feil

• Uavklarte innbetalinger. Beløp som står «på konto» uten kobling til faktura, gjør saldolisten upålitelig.
• Purring på betalte fakturaer. Skyldes nesten alltid manglende kobling mellom innbetaling og faktura.
• Gamle poster som aldri ryddes. Små differanser og gamle åpne poster bør avklares, ikke bli liggende i årevis.
• Kunde registrert flere ganger. Samme kunde med ulike kundenummer gir feil bilde av hva kunden skylder.

Viktig å huske på

• Kundereskontroen spesifiserer hvem som skylder hva
• Summen av reskontroen skal stemme med kundefordringene i hovedboken
• Bokføringsforskriften krever kundespesifikasjon med alle transaksjoner per kunde
• Den aldersfordelte saldolisten er grunnlaget for purring og inkasso
• Bruk KID og avstem jevnlig, så slipper du feilpurringer og overraskelser ved årsoppgjøret