Hva er åpne poster

Åpne poster er poster i kunde- eller leverandørreskontroen som ennå ikke er gjort opp. Typisk er det en faktura som ikke er betalt, en innbetaling som ikke er koblet til en faktura, eller en kreditnota som ikke er motregnet. Summen av de åpne postene er det kundene skylder deg, eller det du skylder leverandørene, på en gitt dato.

En post «lukkes» når den kobles mot en annen post som opphever den – for eksempel en faktura på 12 500 kroner mot en innbetaling på 12 500 kroner. Så lenge koblingen ikke er gjort, står begge postene åpne, selv om pengene har kommet inn.

Åpne poster på kunder og leverandører

Listen over åpne poster på kunder er utgangspunktet for oppfølging av utestående beløp. Listen over åpne poster på leverandører viser hva som forfaller til betaling, og hindrer at samme faktura betales to ganger.

Hva kreves etter bokføringsreglene?

Bokføringsloven § 5 krever at bokføringspliktige for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal kunne utarbeide en kundespesifikasjon og en leverandørspesifikasjon. Bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 3 og 4 sier hva de skal inneholde: alle transaksjoner per kunde eller leverandør, i ordnet rekkefølge, med dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning og inngående og utgående saldo. For leverandører skal også organisasjonsnummeret fremgå.

Loven bruker ikke uttrykket «åpne poster», men en liste over åpne poster er i praksis en del av dokumentasjonen av kundefordringene og leverandørgjelden. Bokføringsloven § 11 krever dokumentasjon av alle balanseposter som ikke er ubetydelige, når årsregnskap og næringsoppgave utarbeides.

Åpen post-liste og saldoliste

To rapporter blir ofte blandet sammen:

• Åpen post-liste viser hver enkelt ubetalt faktura eller ukoblet betaling, med fakturanummer, dato, forfallsdato og beløp.
• Saldoliste viser bare samlet saldo per kunde eller leverandør.

En aldersfordelt åpen post-liste grupperer postene etter hvor lenge de har vært forfalt, for eksempel ikke forfalt, 1–30 dager, 31–60 dager og over 60 dager. Det er den mest brukte rapporten for å avgjøre hvem som skal purres, og hvilke fordringer som kan være tapsutsatte.

Eksempel

En kunde har denne historikken:

Kundens saldo er 0 kroner: 8 000 – 2 000 – 6 000. Likevel står tre poster åpne fordi kreditnotaen og innbetalingen ikke er koblet mot faktura 1052. Et system som purrer på grunnlag av åpne fakturaer, vil da kunne sende en feilaktig purring. Når de tre postene kobles sammen, lukkes alle.

Hvordan poster lukkes

• Automatisk via KID. Innbetalinger med riktig KID-nummer kobles mot riktig faktura uten manuelt arbeid.
• Manuelt. Innbetalinger uten KID, delbetalinger og samlebetalinger for flere fakturaer må kobles for hånd.
• Motregning. En kreditnota lukkes mot fakturaen den korrigerer.
• Avskrivning. Små restbeløp, for eksempel øredifferanser eller gebyrer kunden har trukket fra, kan avskrives med en egen postering når det er avklart at de ikke skal kreves inn.
• Tap på fordring. Krav som ikke kan drives inn, føres ut av reskontroen som tap når tapet er konstatert.

Avstemming mot hovedboken

Summen av åpne poster i kundereskontroen skal være lik saldoen på kundefordringer i hovedboken, og summen av åpne poster i leverandørreskontroen skal være lik leverandørgjelden. Avvik skyldes nesten alltid posteringer som er ført direkte på balansekontoen uten kunde eller leverandør, eller betalinger som er ført på feil part.

Avstemmingen bør gjøres ved hver mva-termin og alltid før årsoppgjøret.

Vanlige feil

• Innbetalinger som blir liggende «på konto». Kundens saldo er riktig, men listen over åpne poster er feil.
• Gamle småbeløp som aldri ryddes. Øredifferanser og gebyrer fra år tilbake gjør listen uoversiktlig.
• Dobbeltregistrerte leverandørfakturaer. Samme faktura registrert to ganger gir to åpne poster og risiko for dobbel betaling.
• Kreditnota uten kobling. Kreditnotaen blir stående som et tilgodehavende i stedet for å redusere den opprinnelige fakturaen.

Viktig å huske på

• En åpen post er en faktura, kreditnota eller betaling som ikke er gjort opp
• Summen av åpne poster skal stemme med kundefordringer og leverandørgjeld i hovedboken
• Bokføringsreglene krever kunde- og leverandørspesifikasjon for hver rapporteringsperiode
• Bruk KID for å lukke poster automatisk
• Rydd og avstem jevnlig, ikke bare ved årsoppgjøret