Hva er leverandørreskontro

Leverandørreskontroen er et delregnskap som viser alle transaksjoner med hver enkelt leverandør: inngående fakturaer, kreditnotaer, betalinger og hva virksomheten skylder til enhver tid. Summen av alle leverandørsaldoene skal stemme med leverandørgjelden i hovedboken.

Leverandørreskontroen er speilbildet av kundereskontroen. Der kundereskontroen viser hvem som skylder deg penger, viser leverandørreskontroen hvem du skylder penger, og når regningene forfaller.

Leverandørreskontro og leverandørgjeld

I hovedboken føres all leverandørgjeld samlet på én konto – i standard kontoplan er det konto 2400 Leverandørgjeld. Kontoen viser hvor mye virksomheten skylder totalt, men ikke fordelingen per leverandør.

Hver inngående faktura føres derfor to steder: samlet på konto 2400 i hovedboken og spesifisert på leverandøren i reskontroen. Konto 2400 er en samlekonto, og saldoen skal være lik summen av saldoene i leverandørreskontroen.

Hva krever bokføringsregelverket?

Bokføringsloven § 5 krever at den bokføringspliktige for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned, skal kunne utarbeide en leverandørspesifikasjon.

Innholdet står i bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 4: alle transaksjoner med leverandører per periode, der leverandørens kode, navn og organisasjonsnummer, alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, og inngående og utgående saldo skal fremgå.

Legg merke til at organisasjonsnummeret er et krav for leverandørspesifikasjonen, men ikke for kundespesifikasjonen. Tilfeldige kjøp kan føres på en felles leverandørkonto med identifikasjonskoder. Kontantkjøp over 40 000 kroner inklusive merverdiavgift skal likevel spesifiseres på leverandøren (§ 3-1 annet ledd).

Fra faktura til betaling

En inngående faktura går typisk gjennom disse stegene:

1. Mottak. Fakturaen kommer inn, helst som EHF, og registreres.
2. Kontroll mot bestilling. Fakturaen sammenlignes med innkjøpsordre, følgeseddel eller avtalt pris.
3. Attestering. Den som bestilte eller mottok varen, bekrefter at fakturaen er riktig.
4. Bokføring. Fakturaen føres på kostnadskonto, med inngående merverdiavgift, og på leverandøren i reskontroen.
5. Godkjenning og betaling. Fakturaen betales innen forfall, med KID eller melding.
6. Lukking. Betalingen kobles mot fakturaen, og posten forsvinner fra listen over åpne poster.

Åpne poster og forfallsliste

Listen over åpne poster i leverandørreskontroen viser hvilke fakturaer som ikke er betalt ennå. Sortert etter forfallsdato blir den en betalingsplan:

Forfalte poster bør avklares raskt. Enten er fakturaen omstridt og bør holdes tilbake med beskjed til leverandøren, eller så er den glemt – og da påløper forsinkelsesrente og gebyrer.

Avstemming av leverandørreskontroen

Avstemming betyr å kontrollere at reskontroen og hovedboken stemmer overens, og at saldoen på hver leverandør er riktig. Det bør gjøres jevnlig, og alltid før periodeavslutning og årsoppgjør.

Typiske årsaker til avvik:

• Posteringer ført direkte på konto 2400 uten leverandør
• Betalinger som ikke er koblet til riktig faktura
• Kreditnotaer som ikke er motregnet mot fakturaen de gjelder
• Samme faktura registrert to ganger
• Leverandør registrert flere ganger med ulike leverandørnummer

Mange avstemmer i tillegg mot leverandørens egen kontoutskrift. Store leverandører sender ofte saldobekreftelse ved årsskiftet. Avvik der skyldes gjerne fakturaer som ikke er mottatt, eller betalinger som ikke er registrert hos leverandøren.

Kontroll mot svindel

Leverandørreskontroen er et vanlig mål for svindel med falske fakturaer og endrede kontonummer. Noen enkle kontroller:

• Endring av kontonummer hos en leverandør bekreftes over telefon, på et nummer du har fra før
• Nye leverandører sjekkes i Enhetsregisteret før første betaling
• Fakturaer uten bestilling eller attestering betales ikke
• Den som registrerer leverandører, bør ikke være den samme som godkjenner betalinger

Vanlige feil

• Dobbeltbetaling. Samme faktura mottatt både på e-post og som EHF og betalt to ganger.
• Kreditnota som blir liggende. Leverandøren har kreditert, men beløpet trekkes aldri fra neste betaling.
• Gamle åpne poster. Små differanser og uavklarte poster som blir stående år etter år.
• Kostnad uten faktura. Varer mottatt før årsskiftet, men fakturert etter, må periodiseres riktig.

Viktig å huske på

• Leverandørreskontroen spesifiserer hvem du skylder hva
• Summen av reskontroen skal stemme med konto 2400 Leverandørgjeld
• Leverandørspesifikasjonen skal vise leverandørens organisasjonsnummer
• Kontroller fakturaen mot bestillingen før den godkjennes
• Avstem jevnlig, og bekreft alltid endringer av kontonummer