Innkjøpsordre

Hva er en innkjøpsordre

En innkjøpsordre er bestillingen en bedrift sender til en leverandør. Den beskriver hva som skal kjøpes, antall, avtalt pris, leveringstid og leveringssted, og har et eget nummer som følger kjøpet gjennom varemottak og leverandørfaktura.

På engelsk heter det «purchase order», ofte forkortet PO. Innkjøpsordren gjør innkjøp kontrollerbart: det skal være mulig å se hvem som bestilte hva, til hvilken pris, og om det som ble fakturert faktisk ble bestilt og mottatt.

Innkjøpsordre og ordre – samme handel, to sider

Det samme kjøpet ser forskjellig ut fra de to partene:

Når en kunde bestiller en jobb hos deg, er det en ordre. Når du bestiller materialer til jobben fra grossisten, er det en innkjøpsordre.

Hva står i en innkjøpsordre?

• Innkjøpsordrenummer og dato
• Leverandør og eventuelt leverandørens kundenummer for bedriften
• Varenummer, beskrivelse og antall – gjerne leverandørens varenummer eller bransjenummer som EL-nummer eller NRF-nummer
• Avtalt pris eller nettopris, rabatter og valuta
• Ønsket leveringsdato og leveringsadresse, for eksempel lager, verksted eller byggeplass
• Referanse til prosjekt, arbeidsordre eller kunde
• Hvem som har bestilt og godkjent
• Leverings- og betalingsbetingelser

Be leverandøren om å oppgi innkjøpsordrenummeret på følgeseddel og faktura. Det gjør kontrollen langt enklere.

Godkjenning av innkjøp

Mange bedrifter har regler for hvem som kan bestille hva:

• Beløpsgrenser per person eller rolle
• Krav om godkjenning over en viss sum
• Faste leverandører med forhandlede avtaler
• Rammeavtaler der det bare kan bestilles varer fra en avtalt prisliste

Poenget er å hindre dobbeltbestillinger og kjøp til feil pris, og å sikre at kostnaden havner på riktig prosjekt.

Treveis avstemming

Den klassiske kontrollen av leverandørfakturaer kalles treveis avstemming (three-way match). Tre dokumenter sammenlignes:

1. Innkjøpsordren – hva ble bestilt, og til hvilken pris?
2. Varemottaket – hva kom faktisk, ifølge følgeseddelen og kontrollen ved mottak?
3. Leverandørfakturaen – hva krever leverandøren betalt?

Stemmer alle tre, kan fakturaen godkjennes. Er det avvik i pris eller antall, holdes fakturaen tilbake til avviket er avklart. Ved tjenestekjøp uten fysisk varemottak brukes ofte toveis avstemming mellom innkjøpsordre og faktura.

Eksempel: varemottak mot innkjøpsordre

Bedriften bestiller ti like deler til en jobb, men mottar bare åtte. Følgeseddelen viser åtte leverte og to i restordre. Registrer det som faktisk er mottatt, og behold oversikten over de to som gjenstår.

Hvis leverandøren senere fakturerer alle ti, sammenlign fakturaen med bestillingen, mottaket og de avtalte leverings- og faktureringsvilkårene. Avklar forskjellen med leverandøren før fakturaen godkjennes. En bestilt vare er ikke nødvendigvis en mottatt vare.

Tre forskjellige tall bør holdes adskilt:

• Bestilt antall: det dere ba leverandøren levere.
• Mottatt antall: det dere faktisk har kontrollert ved levering.
• Brukt antall: det som er registrert på den aktuelle jobben.

En varetelling kontrollerer beholdningen dere har på et tidspunkt. Den erstatter ikke koblingen mellom innkjøpsordre, leveranse og leverandørfaktura. Varer som brukes hos kunden, bør også fremgå av arbeidsordren, slik at grunnlaget for viderefakturering kan kontrolleres.

Innkjøpsordre i prosjekter og servicejobber

For håndverks- og servicebedrifter er materialer ofte en stor del av kostnaden på hver jobb. Når innkjøpsordren knyttes til en arbeidsordre eller et prosjekt:

• Materialkostnaden kan følges per jobb, ikke bare samlet for bedriften
• Det blir lettere å se at alt som er kjøpt inn, også blir fakturert kunden
• Etterkalkyle og dekningsbidrag per jobb blir riktige
• Materialer levert direkte til byggeplass kan kontrolleres mot det som ble bestilt

Prisfiler og nettopriser

Grossister i elektro-, VVS- og byggebransjen leverer prisfiler med varenummer, beskrivelser og priser. Med prisfilene i systemet kan innkjøpsordren fylles ut med riktige varenummer og bedriftens avtalte nettopriser, i stedet for veiledende priser. Det gir:

• Færre feil i varenummer og beskrivelser
• Riktig kostpris i kalkyle og etterkalkyle
• Enklere kontroll av at fakturert pris stemmer med avtalt pris

Prisfilene må oppdateres jevnlig, ellers blir både innkjøpsordrer og kalkyler basert på utdaterte priser.

Er innkjøpsordre et regnskapsbilag?

Nei. Kjøpet bokføres på grunnlag av leverandørens salgsdokument, altså fakturaen. Innkjøpsordren er et internt kontrolldokument. Den er likevel nyttig dokumentasjon for at kjøpet er godkjent og hører til virksomheten.

Vanlige feil

• Å bestille på telefon uten å registrere noe, slik at fakturaen ikke kan kontrolleres
• Å godkjenne leverandørfakturaer uten å sjekke pris mot avtale
• Å ikke knytte innkjøp til jobb, slik at materialer ikke blir viderefakturert
• Å bruke gamle prisfiler i kalkylen
• Å glemme å lukke innkjøpsordrer som er ferdig levert, slik at restordrer ikke følges opp