Hva er SAF-T

SAF-T (Standard Audit File – Tax) er et standardisert XML-format for å eksportere bokførte opplysninger fra et regnskaps- eller kassasystem. Formatet gjør at Skatteetaten kan lese regnskapsdata likt, uansett hvilket system virksomheten bruker.

Standarden er utviklet av OECD, og Norge har sin egen tilpassede versjon. I Norge finnes det to varianter: SAF-T Regnskap (SAF-T Financial) for regnskapsdata og SAF-T Kassasystem (SAF-T Cash Register) for data fra kassasystemer.

Hvem må kunne levere SAF-T Regnskap?

Kravet står i bokføringsforskriften § 7-8. Bokføringspliktige som skal ha bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig etter bokføringsloven § 13b, skal kunne gjengi dem i standardisert form – det vil si SAF-T.

Det finnes et viktig unntak i § 7-7: bokføringspliktige med mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive mva er unntatt fra kravet om elektronisk tilgjengelighet. Men unntaket har en haleregel: har virksomheten likevel bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig – noe de aller fleste med et moderne regnskapsprogram har – gjelder SAF-T-kravet uansett.

I praksis betyr det at nesten alle som fører regnskap i et elektronisk system, må kunne levere SAF-T. Kravet har gjeldt for bokføringsperioder som begynner 1. januar 2020 eller senere.

Når skal filen leveres?

SAF-T-filen skal ikke sendes inn rutinemessig. Plikten er å kunne produsere den. Skatteetaten ber om filen ved kontroll, og da må den kunne leveres.

Det betyr også at mange ikke oppdager feil i SAF-T-eksporten før det er for sent. Det kan være lurt å teste eksporten fra systemet ditt, særlig etter systembytte.

Hva inneholder en SAF-T-fil?

En SAF-T Regnskap-fil består i hovedsak av tre deler:

• Header – opplysninger om virksomheten, perioden og systemet filen er laget i
• MasterFiles – kontoplan, kunder, leverandører og mva-koder
• GeneralLedgerEntries – alle posteringer med dato, bilagsnummer, konto, beløp og mva-kode

For at dataene skal kunne sammenlignes på tvers av virksomheter, skal kontoene kobles mot standardkontoer (grupperingskoder), og de interne mva-kodene skal kobles mot Skatteetatens standard mva-koder.

Versjoner av SAF-T Regnskap

Skatteetaten oppdaterer formatet med jevne mellomrom:

Det er regnskapsåret som avgjør, ikke når filen leveres. Data for 2026 kan derfor leveres i versjon 1.30 også etter 1. januar 2027. Oppdateringen er normalt leverandørens ansvar, men det er virksomheten som står ansvarlig for å kunne levere en gyldig fil.

SAF-T Kassasystem

Produkterklærte kassasystemer skal kunne eksportere den elektroniske journalen i formatet SAF-T Cash Register. Denne filen inneholder kassetransaksjoner, kvitteringer, Z-rapporter og hendelser som skuffeåpninger. Kravet henger sammen med kassasystemlova og kassasystemforskrifta, og gjelder virksomheter som har kontantsalg registrert i kassasystem – også når kunden betaler med kort.

Hvorfor SAF-T er viktig ved bytte av system

SAF-T er også nyttig utenfor skattekontroll:

• Systembytte. Mange regnskapsprogrammer kan importere en SAF-T-fil fra det gamle systemet. Det gjør det enklere å ta med kontoplan, kunder, leverandører og saldoer.
• Oppbevaring. Når du bytter system, må historiske regnskapsopplysninger fortsatt være tilgjengelige i oppbevaringstiden. En SAF-T-eksport fra det gamle systemet er en praktisk måte å sikre dette på, men sjekk at eksporten er fullstendig.
• Revisjon og analyse. Revisorer og regnskapsførere bruker SAF-T-filer til analyser.

Vanlige misforståelser

• «Vi må sende SAF-T hver måned.» Nei. Filen leveres bare når Skatteetaten ber om den.
• «SAF-T gjelder bare store selskaper.» Nei. Unntaket for omsetning under 5 millioner faller bort hvis regnskapet uansett er elektronisk tilgjengelig.
• «SAF-T er det samme som mva-meldingen.» Nei, men begge bruker de samme standard mva-kodene.
• «Systemleverandøren tar ansvaret.» Leverandøren lager eksporten, men det er den bokføringspliktige som har plikten.

Viktig å huske på

• SAF-T er et standardformat for regnskaps- og kassadata
• Nesten alle med elektronisk regnskap må kunne levere SAF-T Regnskap
• Filen leveres på forespørsel ved kontroll, ikke rutinemessig
• Versjon 1.40 er påkrevd for regnskapsperioder fra og med 2027
• Koble kontoer og mva-koder til standardkodene, ellers blir filen lite brukbar