ERP-system

Hva er et ERP-system

Et ERP-system (enterprise resource planning), på norsk ofte kalt forretningssystem, er programvare som samler bedriftens kjerneprosesser – salg, ordre, innkjøp, lager, prosjekt, fakturering og økonomi – i én løsning med felles database. Poenget er at en opplysning registreres én gang og brukes videre i hele kjeden.

Uten et felles system lever kundeopplysninger i én løsning, timer i et regneark, ordrer i e-post og fakturaer i regnskapsprogrammet. Et ERP-system knytter dette sammen, slik at en ordre kan følges fra tilbud til betaling uten at noe tastes inn på nytt.

ERP-system for små bedrifter: hva trenger dere egentlig?

Start med hvor informasjonen stopper i dag. Hvis kontoret må etterlyse timer, finne igjen materiallisten og skrive inn kunden på nytt før fakturering, er det denne flyten dere bør teste hos leverandørene.

I et tenkt eksempel har en rørleggerbedrift fire ansatte. En kunde bestiller service på et anlegg, én montør utfører jobben, og kontoret fakturerer etterpå. Et nyttig systemoppsett bør gjøre det mulig å følge:

1. Kunden og anlegget: kontaktperson, arbeidsadresse og historikk fra tidligere besøk.
2. Jobben: avtalt arbeid, ansvarlig montør og tidspunkt i kalenderen.
3. Utførelsen: registrerte timer, brukte deler og dokumentasjon av det som ble gjort.
4. Fakturagrunnlaget: avtalte priser og kontrollerte timer og materialer før fakturaen opprettes.

Be leverandøren vise hele forløpet med deres egne typer jobber, også hva som skjer når noe må rettes.

Reflow er et alternativ for kundeoppfølging og den operative jobbflyten sammen med et regnskapsprogram. Det erstatter ikke et komplett ERP-system med hovedbok, lønn, produksjonsstyring og konsernregnskap. Se hvordan behovene skiller seg for rørleggere, elektrikere og servicebedrifter.

For et konkret utgangspunkt kan dere følge rørleggerens flyt fra tilbud til arbeidsordre og fakturagrunnlag, eller sammenligne Tripletex alene med Tripletex og Reflow.

Typiske moduler

Ikke alle bedrifter trenger alle modulene. En servicebedrift uten lager trenger for eksempel mer av planlegging og arbeidsordre enn av lagerstyring.

ERP, regnskapsprogram, CRM og bransjesystem

Grensene er flytende, og mange leverandører bruker ordene fritt. Grovt sett:

• Regnskapsprogram dekker bokføring, fakturering, mva og rapportering. Det er økonomiens system.
• CRM dekker kunderelasjoner: kontakter, salgsmuligheter, oppfølging og historikk.
• Bransjesystem eller fagsystem er laget for én bransje – for eksempel elektro, rørlegger eller verksted – med funksjoner som prisfiler, sjekklister og serviceintervaller.
• ERP er den brede løsningen som dekker flere av disse områdene i samme system.

Et fagsystem for drift og salg koblet til et regnskapsprogram kan være tilstrekkelig når behovet først og fremst er å følge kunder, oppdrag, timer og materiell. Da kan regnskapsføreren beholde sitt kjente verktøy. Behov for produksjonsstyring, avansert logistikk eller rapportering på tvers av selskaper krever en bredere vurdering.

Integrasjon med regnskapssystem

Når drift og regnskap ligger i ulike systemer, er integrasjonen avgjørende. Vanlige spørsmål å avklare:

• Hvilket system eier kunderegisteret og fakturanummerserien?
• Overføres fakturaer som ferdige bilag, eller opprettes de i regnskapsprogrammet?
• Hvordan synkroniseres betalinger tilbake, så du ser hvem som har betalt?
• Hvordan håndteres mva-koder og kontoplan?
• Hva skjer hvis synkroniseringen feiler – hvem får beskjed?

Regnskapsdelen må oppfylle kravene i bokføringsregelverket, blant annet om dokumentasjon, sporbarhet og oppbevaring. Bokføringspliktige som har regnskapet elektronisk, må som hovedregel kunne levere regnskapsopplysningene i standardformatet SAF-T når Skatteetaten ber om det ved en kontroll.

Slik velger du system som liten bedrift

1. Kartlegg prosessene først. Hvordan går en jobb fra henvendelse til betalt faktura i dag, og hvor oppstår dobbeltarbeid og feil?
2. Prioriter det som skjer ute hos kunden. For service- og håndverksbedrifter er mobil arbeidsordre, timeføring og materialregistrering ofte viktigere enn avansert lager.
3. Sjekk integrasjonene mot regnskap, bank, grossister og andre systemer du allerede bruker.
4. Vurder brukervennligheten for dem som skal bruke systemet hver dag – ikke bare for daglig leder.
5. Se på totalkostnaden: lisenser per bruker, oppstart, opplæring, tilpasninger og integrasjoner.
6. Spør om eksport av data. Du bør kunne ta med deg dataene dine hvis du bytter system.
7. Test med ekte jobber i en prøveperiode før du bestemmer deg.

Datamigrering

Overgangen til nytt system handler mye om data:

• Kunder og kontaktpersoner – rydd bort duplikater før import
• Varer og priser – importer prisfiler på nytt fremfor å flytte gamle priser
• Åpne ordrer og arbeidsordrer – avslutt det som kan avsluttes i det gamle systemet
• Utestående fakturaer – avklar hvor reskontroen skal følges opp i overgangsperioden
• Historikk – vurder hva som faktisk trengs. Regnskapsmateriale som skal oppbevares, må fortsatt være tilgjengelig selv om du bytter system.

Velg gjerne et tydelig skjæringstidspunkt, for eksempel et månedsskifte, og kjør ikke to systemer parallelt lenger enn nødvendig.

Vanlige misforståelser

• «ERP er bare for store bedrifter.» Skybaserte løsninger har gjort samlede systemer tilgjengelige også for bedrifter med få ansatte.
• «Ett system må gjøre alt.» Et godt integrert fagsystem og regnskapsprogram gir ofte samme gevinst.
• «Systemet løser rotete rutiner.» Det forsterker rutinene du har – gode eller dårlige.
• «Mest funksjonalitet er best.» Funksjoner ingen bruker, gir bare mer opplæring og flere feilkilder.

Viktig å huske på

• ERP samler bedriftens prosesser i én løsning med felles data
• Regnskapsprogram, CRM og bransjesystem dekker hver sin del
• For små bedrifter er fagsystem pluss regnskapsprogram ofte et godt valg
• Integrasjonen mellom drift og regnskap må være gjennomtenkt
• Planlegg datamigreringen like nøye som valget av system