Hva er en Z-rapport

En Z-rapport er en sammenstilling av dagens registreringer i et kassasystem. Den tas ut ved dagens slutt fra hvert kassapunkt, er fortløpende nummerert og kan ikke inneholde salg som er med i en tidligere Z-rapport. Z-rapporten er grunnlaget for dagsoppgjøret og for bokføringen av kontantsalget.

Kravene står i bokføringsforskriften kapittel 5 og i kassasystemforskriften, som gjelder for kassasystemene selv. I bokføringsreglene betyr «kontantsalg» salg der kunden betaler ved levering, enten med kontanter eller med betalingskort. En Z-rapport er derfor like aktuell for en butikk der alle betaler med kort.

Hvem må ta ut Z-rapport?

Bokføringspliktige skal registrere kontantsalg fortløpende i et kassasystem med produkterklæring (bokføringsforskriften § 5-3-2). Ved dagens slutt skal det utarbeides en Z-rapport fra hvert enkelt kassapunkt (§ 5-3-14).

Det finnes unntak fra kravet om kassasystem (§ 5-4-1):

• Kontantsalg som ikke overstiger 50 000 kroner eksklusive mva i løpet av et regnskapsår
• Ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp i året
• Salg der det utstedes et salgsdokument (kontantfaktura) etter reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5-1

Den som er unntatt, kan dokumentere salget i en innbundet bok med forhåndsnummererte sider, med forhåndsnummererte salgsbilag eller med en datert og signert oppstilling. Da finnes det ingen Z-rapport, men salget må fortsatt dokumenteres og telles opp daglig.

Hva skal en Z-rapport inneholde?

Kassasystemforskriften § 2-8-3 krever at Z-rapporten minst inneholder de samme opplysningene som en X-rapport (§ 2-8-2), og i tillegg er fortløpende nummerert og merket som Z-rapport. Blant opplysningene er:

• Navn og organisasjonsnummer til virksomheten
• Dato, klokkeslett og ID-nummeret til kassapunktet
• Totalt kontantsalg, fordelt på hovedgrupper og på betalingsmidler
• Avgiftspliktig og avgiftsfritt salg og merverdiavgift fordelt på satser
• Inngående vekselkasse
• Antall salgskvitteringer, kopikvitteringer, returkvitteringer og foreløpige kvitteringer, med beløp
• Antall rabatter, avbrutte salg og korreksjoner, med beløp
• Antall skuffeåpninger uten salg
• Tips, dersom systemet har funksjon for det
• Grand total salg, grand total retur og grand total netto

Det skal ikke være mulig å ta ut en Z-rapport før alle salg er avsluttet, og to Z-rapporter kan ikke ha samme nummer.

X-rapport og Z-rapport

X-rapporten er et mellomresultat. Den brukes til å sjekke kassen underveis uten å avslutte dagen. Grand total-tallene i begge rapportene viser akkumulert salg, retur og netto.

Dagsoppgjøret

Z-rapporten er bare én del av dagsoppgjøret. Etter bokføringsforskriften § 5-3-14 skal virksomheten i tillegg:

1. Ta ut en rapport fra hver betalingsterminal over betalinger og uttak, med tips spesifisert.
2. Telle kontantbeholdningen og sammenholde den med Z-rapporten.
3. Sammenholde kortbetalingene fra betalingsterminalen med Z-rapporten.
4. Forklare eventuelle differanser.
5. Datere oppgjøret og angi hvem som har talt opp og avstemt.

Har flere operatører egne kassaskuffer, skal avstemmingen gjøres per operatør.

Oppbevaring

Z-rapporten og rapporten fra betalingsterminalen skal oppbevares sammen med avstemmingen av kontantsalget (§ 5-3-15). Z-rapporten kan skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet, så lenge den kan skrives ut ved behov. Som dokumentasjon av bokførte opplysninger skal den oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).

Vanlige feil

• Z-rapport tas ikke hver dag. Flere dagers salg samlet i én rapport bryter med kravet om dagsoppgjør.
• Differanser uten forklaring. Kassedifferanser skal forklares, ikke bare bokføres.
• Kortterminalen avstemmes ikke. Rapporten fra terminalen skal sammenholdes med Z-rapporten.
• X-rapport brukes som dagsoppgjør. X-rapporten er ikke fortløpende nummerert og avslutter ikke dagen.

Viktig å huske på

• Ta ut Z-rapport fra hvert kassapunkt ved dagens slutt
• Tell kontantene og avstem mot Z-rapport og betalingsterminal
• Forklar alle differanser og signer dagsoppgjøret
• Oppbevar Z-rapport, terminalrapport og avstemming sammen i fem år
• Kontantsalg under 50 000 kroner eksklusive mva i året kan dokumenteres uten kassasystem