Hva er en betalingsterminal

En betalingsterminal – ofte kalt kortterminal – er enheten som leser kundens betalingskort eller mobil og sender transaksjonen videre til godkjenning. Den kan være en frittstående terminal, en terminal koblet til et kassasystem, eller en app som gjør en vanlig mobiltelefon om til terminal.

For en håndverker, et bilpleiefirma eller en servicebedrift betyr terminalen at kunden kan betale på stedet når jobben er ferdig, i stedet for å få en faktura i etterkant.

Hvem gjør hva ved en kortbetaling?

Det er flere aktører involvert, og det er nyttig å skille dem fra hverandre når du sammenligner tilbud:

• Terminalleverandøren leverer selve maskinvaren eller appen, og ofte programvaren rundt.
• Innløseren (acquirer) er selskapet som har avtalen med deg som brukersted. Innløseren tar imot transaksjonen, sørger for godkjenning mot kortutstederen og utbetaler pengene til kontoen din.
• Kortnettverket (for eksempel Visa, Mastercard og BankAxept) setter reglene og ruter transaksjonen.
• Kortutstederen er kundens bank, som godkjenner eller avviser kjøpet.

Noen leverandører pakker terminal og innløsning i én avtale. Andre krever at du har en egen innløsningsavtale. Det har betydning for pris, utbetalingstid og hvor lett det er å bytte leverandør.

Typer betalingsterminaler

Tap to pay (også kalt SoftPOS) er en løsning der en vanlig smarttelefon tar imot kontaktløse betalinger direkte. Den egner seg godt for feltarbeid, men tar bare imot kontaktløse betalinger. Kort uten kontaktløs funksjon kan ikke brukes.

Hva koster en betalingsterminal?

Prisen består gjerne av flere deler:

• Transaksjonsgebyr – en prosent av beløpet, et fast beløp per transaksjon, eller en kombinasjon. Satsen varierer ofte med korttype.
• Terminalleie eller kjøp – månedlig leie eller engangskjøp av utstyret.
• Fast månedspris – noen modeller har et fast abonnement som dekker en viss omsetning.
• Etablering og tilleggstjenester – for eksempel oppstart, rask utbetaling eller integrasjon.

Sammenlign alltid totalkostnaden på ditt eget volum og din typiske kjøpssum. Et lavt prosentgebyr med høy fast månedspris kan bli dyrt for en virksomhet med få transaksjoner, mens en ren prosentmodell kan bli dyr ved store beløp.

Kortbetaling er kontantsalg – det har konsekvenser

I bokføringsregelverket regnes kortbetaling ved levering som kontantsalg. Bokføringsforskriften § 5-3-1 definerer kontantsalg som salg der betalingen gjøres opp ved levering med betalingskort eller kontanter. Salg over internett og ved oppkrav regnes ikke som kontantsalg.

Hovedregelen er at kontantsalg skal registreres fortløpende i et produkterklært kassasystem (bokføringsforskriften § 5-3-2). Det finnes unntak, blant annet:

• Kontantfaktura. Kontantsalget trenger ikke registreres i kassasystem dersom du utsteder et fullstendig salgsdokument (kontantfaktura) etter bokføringsforskriften kapittel 5-1 for salget (§ 5-4-1). Kontantfakturaen må ha de samme opplysningene som en vanlig faktura, også kjøpers navn og adresse eller organisasjonsnummer.
• Lite kontantsalg. Kravet til kassasystem gjelder ikke for kontantsalg som ikke overstiger 50 000 kroner eksklusive mva i løpet av et regnskapsår, eller ambulerende og sporadisk kontantsalg opp til tre ganger folketrygdens grunnbeløp (§ 5-4-1). Salget må likevel dokumenteres på en av måtene forskriften beskriver.

En håndverker som tar betalt med kort ute hos kunden, har derfor to realistiske valg: registrere salget i et produkterklært kassasystem, eller utstede kontantfaktura for hvert salg. En frittstående terminal alene er ikke nok dokumentasjon.

Bokføring av kortoppgjør

Innløseren utbetaler vanligvis salget med fratrekk for gebyrene. Salget skal likevel bokføres brutto, med gebyrene som egen kostnad. Oppgjørsrapporten fra innløseren er bilaget som kobler utbetalingen til de enkelte salgene, og den bør avstemmes mot kassasystemet eller fakturaene jevnlig – gjerne daglig.

Når betalingen er knyttet til en faktura, bør den registreres mot fakturaen, slik at kunden ikke står som skyldig i kundereskontroen.

Slik velger du betalingsterminal

• Hvor tar du betalt – ved disk, i bilen eller hjemme hos kunden?
• Trenger du kobling mot kassasystem eller fakturasystem, eller er kontantfaktura nok?
• Hva blir totalkostnaden med ditt volum og din gjennomsnittlige kjøpssum?
• Hvor raskt utbetales pengene, og hvordan ser oppgjørsrapporten ut?
• Hvilke kort og betalingsmåter støttes, inkludert BankAxept?
• Hvor lang er bindingstiden, og hva koster det å si opp?

Viktig å huske på

• Terminal og innløsning kan være to forskjellige avtaler
• Kortbetaling ved levering regnes som kontantsalg etter bokføringsforskriften
• Kontantsalg krever produkterklært kassasystem eller kontantfaktura, med noen unntak for små volumer
• Bokfør salget brutto og gebyrene som kostnad
• Avstem oppgjørene fra innløseren mot salget jevnlig