Hva er en samlefaktura

En samlefaktura er én faktura som dekker flere leveranser til samme kunde. I stedet for å sende en faktura for hver jobb, samles alle oppdrag i en periode – ofte en måned – på én faktura med én forfallsdato.

Samlefaktura kalles også månedsfaktura eller periodefaktura. Den er vanlig når en bedriftskunde har mange små oppdrag: en eiendomsforvalter som bestiller rørleggeren til ulike leiligheter, en transportbedrift som får bilene vasket hver uke, eller en butikkjede med løpende elektrikerservice.

Hvorfor bruke samlefaktura?

For kunden:

• Færre fakturaer å godkjenne og betale
• Bedre oversikt over hva som er kjøpt i perioden
• Enklere intern fordeling når fakturaen er spesifisert per avdeling eller prosjekt

For leverandøren:

• Mindre administrasjon per jobb
• Færre små innbetalinger å avstemme
• Mulighet til å tilby en ordning bedriftskunder etterspør

Ulempen er at pengene kommer senere. En jobb som gjøres tidlig i måneden, blir ikke fakturert før måneden er omme.

Hva sier reglene?

Bokføringsforskriften har ikke et eget begrep for samlefaktura, men åpner for det gjennom fristene for når en faktura skal utstedes:

• Hovedregel: Salgsdokument skal utstedes snarest mulig og senest én måned etter levering (§ 5-2-2).
• Månedlig fakturering: Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden (§ 5-2-3).
• Løpende tjenester: Tjenester som leveres løpende, skal faktureres senest én måned etter utløpet av mva-terminen (§ 5-2-4).

Eksempel: Jobber utført i mars kan samles på én faktura som utstedes senest innen den 15. virkedagen i april.

Bokføringsforskriften § 5-1-3 åpner også for at en faktura som utstedes innen de 15 første virkedagene i måneden, kan dateres siste dag i forrige måned, forutsatt at alt som faktureres var levert da. Det gjør at samlefakturaen for mars kan få fakturadato 31. mars.

Hva må stå på samlefakturaen?

Samlefakturaen er et vanlig salgsdokument og må ha alle de lovpålagte opplysningene. Det som er spesielt, er at hver leveranse fortsatt må kunne identifiseres:

• Leveringsdato for hver jobb eller leveranse, eller en tydelig periode
• Leveringssted – for eksempel adressen eller anlegget der arbeidet ble gjort
• Art og omfang per leveranse – timer, materialer, antall
• Henvisning til arbeidsordre, ordre eller kundens bestillingsnummer
• Mva spesifisert per sats, og avgiftsfritt salg for seg

Følgesedler, timelister eller arbeidsordrer kan brukes som underdokumentasjon, så lenge koblingen til fakturaen er entydig.

Samlefaktura og mva

Merverdiavgiften føres i terminen fakturaen er utstedt, og det er dokumentasjonsdatoen som avgjør (merverdiavgiftsloven § 15-9). Når samlefakturaen for siste måned i en mva-termin utstedes i den neste måneden, havner omsetningen i neste termin – med mindre fakturaen tilbakedateres etter regelen over.

Et eksempel med tomånedlige terminer: Jobber i april faktureres 10. mai med fakturadato 10. mai og hører til terminen mai–juni. Brukes fakturadato 30. april, hører de til mars–april. Det viktigste er at praksisen er konsekvent, og at leveransene faktisk var utført på fakturadatoen.

Samlefaktura versus andre fakturatyper

• Delfaktura og akontofaktura deler opp ett oppdrag i flere fakturaer. Samlefakturaen gjør det motsatte.
• Abonnementsfaktura gjelder en fast ytelse for en periode, ofte forskuddsvis. Samlefakturaen gjelder faktiske leveranser etterskuddsvis.
• Kontantfaktura brukes når kunden betaler ved levering, og passer dårlig sammen med samlet fakturering i etterkant.

Vanlige misforståelser

• «Samlefaktura kan sendes kvartalsvis.» Ikke uten videre – fristene er knyttet til leveringsmåneden eller, for løpende tjenester, til mva-terminen.
• «Det holder å skrive periode og totalsum.» Nei, leveransene må kunne identifiseres.
• «Alle kunder kan få samlefaktura.» Det er en avtale, og den bør stå i kundeavtalen eller betingelsene.
• «Samlefakturaen kan inneholde jobber som ikke er ferdige.» Nei, bare leveranser som er utført.

Viktig å huske på

• Avtal samlefaktura med kunden på forhånd
• Fakturer månedlige leveranser innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden
• Spesifiser dato, sted og innhold for hver leveranse
• Vær bevisst på hvilken mva-termin fakturaen havner i
• Knytt hver linje til arbeidsordre eller bestillingsnummer