Hva er en følgeseddel

En følgeseddel er et dokument som følger med en vareleveranse og viser hva som er sendt: hvilke varer, hvor mange, til hvem og på hvilken ordre. Mottakeren bruker den til å kontrollere leveransen, og en signert følgeseddel er dokumentasjon på at varene er levert.

Følgeseddel og pakkseddel brukes stort sett om det samme dokumentet. Den inneholder normalt ikke priser, og den er ikke en faktura.

Følgeseddel, pakkseddel og fraktbrev

• Følgeseddel – viser innholdet i leveransen, knyttet til en ordre. Følger varene og brukes til varemottak.
• Pakkseddel – i praksis det samme, men brukes ofte om en liste over innholdet i én enkelt pakke eller kolli.
• Fraktbrev – transportdokumentet mellom avsender og transportør. Det viser avsender, mottaker, antall kolli og vekt, og regulerer transportoppdraget – ikke hva som er solgt.
• Utleveringsseddel – dokumenterer at varer er hentet eller utlevert, for eksempel fra et lager eller en grossist.

Hva står på en følgeseddel?

• Avsender og mottaker, med leveringsadresse
• Følgeseddelnummer og dato
• Ordrenummer og kjøpers referanse eller innkjøpsordrenummer
• Varenummer, beskrivelse og antall for hver linje
• Eventuelle restordrer – varer som er bestilt, men ikke levert ennå
• Antall kolli og eventuelt vekt
• Felt for mottakers signatur og dato

Hvordan følgeseddelen brukes

Hos selger: Følgeseddelen lages når varene plukkes og pakkes. Den viser lagermedarbeideren hva som skal sendes, og danner grunnlag for faktura når leveransen er bekreftet.

Hos kjøper: Varemottaket sammenholder følgeseddelen med det som faktisk kom, og med innkjøpsordren. Avvik – manglende varer, feil antall eller skader – noteres på følgeseddelen og meldes til leverandøren. Når leverandørfakturaen kommer, kontrolleres den mot innkjøpsordre og varemottak.

På byggeplass og i service: Materialer leveres ofte direkte til jobben. Følgeseddelen er da et viktig bilag for å knytte materialkostnaden til riktig prosjekt eller arbeidsordre, og for å dokumentere hva som er levert til kunden ved regningsarbeid.

Signatur som bevis for levering

En følgeseddel signert av mottaker er bevis for at varene er levert, når og til hvem. Det har betydning ved:

• Uenighet om varene i det hele tatt er levert
• Uenighet om antall eller innhold
• Reklamasjon på transportskader, der merknader ved mottak styrker saken

Kvitter derfor ikke for mottak uten å kontrollere antall kolli og synlige skader. Er det ikke tid til full kontroll, skriv «mottatt med forbehold om kontroll».

Er følgeseddel lovpålagt?

Bokføringsforskriften stiller ikke et generelt krav om følgeseddel. Kravene retter seg mot salgsdokumentet – fakturaen – som skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet følger av forskriften (§ 5-2-2), og som skal vise blant annet tidspunkt og sted for levering (§ 5-1-1).

Følgeseddelen har likevel en regnskapsmessig funksjon:

• Den dokumenterer leveringstidspunktet, som styrer hvilken periode salget og merverdiavgiften hører til
• Den er underlag for kontroll av at alt som er levert, også blir fakturert
• Hos kjøper er den underlag for kontroll av leverandørfakturaen

Virksomheter som bruker kassasystem og registrerer kredittsalg der for senere fakturering, skal skrive ut en utleveringskvittering (bokføringsforskriften § 5-3-5). Det er et eget krav som ikke gjelder vanlige følgesedler.

Vanlige feil

• Å kvittere for varer som ikke er kontrollert
• Å kaste følgesedler før leverandørfakturaen er kontrollert
• Å ikke knytte følgeseddelen til riktig prosjekt eller arbeidsordre, slik at materialer ikke blir viderefakturert
• Å glemme å følge opp restordrer
• Å tro at følgeseddelen erstatter fakturaen