Hva er en ordrebekreftelse

En ordrebekreftelse er selgerens skriftlige bekreftelse på at en bestilling er mottatt og akseptert. Den gjengir hva som er bestilt, pris, leveringstid og vilkår, og dokumenterer dermed hva partene faktisk har avtalt.

Ordrebekreftelsen er ikke et lovpålagt dokument og har ingen fast form. Den er likevel et av de viktigste dokumentene i en handel, fordi den ofte er det siste ordet før leveransen – og det dokumentet partene går tilbake til hvis det oppstår uenighet.

Ordrebekreftelse, tilbud, følgeseddel og faktura

Ordrebekreftelsen er ikke et regnskapsbilag på samme måte som fakturaen, og den utløser ingen merverdiavgift. Salget bokføres på grunnlag av salgsdokumentet.

Når blir avtalen bindende?

Etter avtaleloven kommer en avtale i stand når et tilbud blir akseptert. Hvor ordrebekreftelsen kommer inn, avhenger av rekkefølgen:

• Selger har gitt tilbud, og kjøper bestiller i samsvar med det. Da er avtalen inngått ved bestillingen. Ordrebekreftelsen bekrefter bare en avtale som allerede finnes.
• Kjøper bestiller uten forutgående tilbud. Da er bestillingen selv et tilbud, og ordrebekreftelsen er selgers aksept. Avtalen kommer i stand når bekreftelsen når frem.

Når ordrebekreftelsen avviker fra bestillingen

Avtaleloven § 6 sier at et svar som fremstår som en aksept, men som ikke stemmer med tilbudet, regnes som et avslag kombinert med et nytt tilbud. Når bestillingen er tilbudet, er en ordrebekreftelse med annen pris, leveringstid eller andre vilkår altså et nytt tilbud, som kjøperen må akseptere.

Var avtalen allerede inngått da bestillingen stemte med selgers tilbud, kan selger ikke endre den ensidig gjennom ordrebekreftelsen. Avvik er da et forslag til endring som kjøperen kan avslå.

Det finnes et viktig unntak: Mente selgeren at bekreftelsen stemte med bestillingen, og måtte kjøperen forstå det, må kjøperen si fra uten ugrunnet opphold. Gjør han ikke det, blir avtalen inngått på vilkårene i ordrebekreftelsen.

Tilsvarende gjelder for sen aksept (§ 4): en aksept som kommer for sent, regnes som et nytt tilbud.

Passivitet og plikt til å reagere

I næringsforhold forventes det at partene leser dokumentene de mottar. En bedrift som mottar en ordrebekreftelse med avvik og ikke reagerer, kan risikere å bli bundet av innholdet, både etter unntaket i avtaleloven § 6 og etter alminnelige regler om lojalitet og passivitet mellom næringsdrivende. Overfor forbrukere skal det mer til før taushet får slik virkning.

Praktisk betyr det:

• Som kjøper: Les ordrebekreftelsen og protester skriftlig og raskt hvis noe er feil.
• Som selger: Marker tydelig hvis ordrebekreftelsen avviker fra bestillingen. Skjulte avvik skaper tvister.

Hva bør en ordrebekreftelse inneholde?

• Selgers og kjøpers navn, adresse og organisasjonsnummer
• Ordrenummer og kjøpers referanse eller bestillingsnummer
• Dato for bestilling og bekreftelse
• Varer og tjenester med varenummer, beskrivelse og antall
• Enhetspriser, rabatter og totalpris, med og uten mva
• Leveringstid, leveringssted og leveringsbetingelser, for eksempel frakt og emballasje
• Betalingsbetingelser og eventuelt forskudd
• Henvisning til tilbud og salgs- og leveringsbetingelser som gjelder
• Særskilt markering av eventuelle avvik fra bestillingen

Ordrebekreftelse for håndverkstjenester

For håndverkere og serviceselskaper er ordrebekreftelsen ofte en bekreftelse av et akseptert tilbud. Den bør gjøre det klart:

• Hva som er inkludert og ikke inkludert i jobben
• Om arbeidet er fastpris, regningsarbeid eller en kombinasjon
• Timepris, påslag og tillegg for arbeid utenfor tilbudet
• Planlagt oppstart og ferdigstillelse
• Hvilke forutsetninger prisen bygger på, for eksempel tilgang og at underlaget er i orden

Vanlige feil

• Å sende en automatisk ordrebekreftelse som ikke gjenspeiler hva som faktisk ble avtalt
• Å endre pris eller leveringstid i ordrebekreftelsen uten å markere det
• Å overse avvik i ordrebekreftelser fra leverandører
• Å tro at ordrebekreftelsen er det samme som fakturaen