Hva er et ordrenummer

Et ordrenummer er et unikt nummer som identifiserer én bestemt ordre. Det gjør det mulig å koble ordrebekreftelse, følgeseddel, arbeidsordre og faktura til den samme bestillingen, både hos selger og hos kjøper.

Nummeret tildeles vanligvis automatisk av ordre- eller økonomisystemet når ordren registreres. Det er en intern referanse, men blir også en felles referanse når det står på dokumentene som sendes til kunden.

Selgers og kjøpers ordrenummer

Ofte finnes det to ordrenumre for samme handel:

Kjøperens nummer står på innkjøpsordren. Selgeren bør registrere det på ordren og gjenta det på ordrebekreftelse, følgeseddel og faktura. Mange bedriftskunder, særlig offentlige virksomheter, kan ikke behandle en faktura automatisk hvis bestillingsnummeret mangler eller er feil.

Hvor ordrenummeret brukes

• Ordrebekreftelse – bekrefter hvilken ordre som er mottatt og på hvilke vilkår
• Plukkliste og følgeseddel – viser hvilken ordre leveransen tilhører, slik at mottaket kan kontrolleres
• Arbeidsordre – kobler utført arbeid, timer og materialer til bestillingen
• Faktura – gjør det mulig for kunden å finne bestillingen og attestere fakturaen
• Kreditnota – viser hvilken ordre og faktura krediteringen gjelder
• Kundeservice – kunden kan oppgi nummeret ved spørsmål og reklamasjoner

Ordrenummer på faktura

Bokføringsforskriften § 5-1-1 krever ikke at et ordrenummer står på fakturaen. Den krever blant annet et fakturanummer, og § 5-1-3 krever at numrene følger en kontrollerbar sekvens, slik at det kan etterprøves at alle utfakturerte salg er registrert. Ordrenummeret er derfor en tilleggsopplysning, men i praksis ofte et krav fra kunden.

For EHF-fakturaer etter Peppol BIS Billing 3.0 gjelder regel PEPPOL-EN16931-R003: fakturaen må inneholde enten kjøpers referanse («Deres ref.», BuyerReference) eller kjøpers ordrereferanse (OrderReference). Mangler begge, blir fakturaen avvist. Mange offentlige mottakere ber om at feltet for ordrereferanse bare fylles ut når det faktisk finnes en bestilling fra deres innkjøpssystem – ellers skal referansen de har oppgitt, stå i «Deres ref.».

Ordrenummer og fakturanummer

Ordrenummer og fakturanummer er ikke det samme og bør ikke blandes:

• En ordre kan faktureres i flere deler, for eksempel med akontofakturaer og sluttfaktura
• Flere ordrer kan samles på én faktura
• Fakturanumrene må følge en kontrollerbar sekvens der hull kan forklares; ordrenumre kan ha hull, for eksempel når en ordre slettes før den bekreftes

Slik bygger du opp en god nummerserie

• Unikt. Samme nummer skal aldri brukes to ganger, heller ikke på tvers av avdelinger.
• Kort og uten tvetydige tegn. Kunden skal kunne lese det opp på telefon.
• Stabilt. Nummeret skal ikke endres selv om ordren endres.
• Gjerne et prefiks hvis flere serier brukes, for eksempel for service og prosjekt.

Vanlige feil

• Kundens bestillingsnummer mangler på fakturaen. Fakturaen blir liggende eller returneres.
• Eget ordrenummer lagt i kundens referansefelt. Gir avvist eller feilrutet EHF.
• Samme ordre fakturert to ganger. Oppstår lettere når ordrenummeret ikke følger med til fakturaen.
• Ordrenummer brukt som fakturanummer. Gir hull og sprang i fakturaserien, og bryter med kravet om en kontrollerbar sekvens.

Viktig å huske på

• Skill mellom ditt eget ordrenummer og kundens bestillingsnummer
• Gjenta kundens bestillingsnummer på alle dokumenter i ordreløpet
• EHF krever kjøpers referanse eller ordrereferanse
• Ordrenummer er ikke et lovkrav på faktura, men ofte et krav fra kunden
• Hold ordrenumre og fakturanumre i hver sin serie