Hva er EHF-faktura

EHF står for Elektronisk handelsformat. En EHF-faktura er en faktura i et strukturert, maskinlesbart format som sendes direkte fra selgerens system til kjøperens økonomisystem gjennom Peppol-nettverket. Mottakeren adresseres med organisasjonsnummeret, og fakturaen kan behandles automatisk uten at noen taster den inn.

EHF er den norske tilpasningen av den europeiske Peppol-standarden. Gjeldende versjon, EHF Billing 3.0, bygger på Peppol BIS Billing 3.0, som igjen følger den europeiske normen for elektronisk faktura (EN 16931). En EHF-faktura kan derfor også leses av mottakere i andre land som bruker Peppol.

Slik sendes en EHF-faktura

Peppol fungerer omtrent som et postnett for forretningsdokumenter:

1. Selgeren lager fakturaen i faktura- eller regnskapssystemet, som gjør den om til en EHF-fil.
2. Systemet slår opp mottakeren i adresseregisteret. I Norge er dette ELMA (Elektronisk mottakerregister), som driftes av Digitaliseringsdirektoratet. Oppslaget gjøres på organisasjonsnummeret.
3. Fakturaen sendes via et aksesspunkt, en godkjent tjenesteleverandør som kobler virksomheten til Peppol-nettverket.
4. Mottakerens aksesspunkt leverer fakturaen inn i kjøperens økonomisystem, der den kan konteres og godkjennes.

De fleste faktura- og regnskapssystemer har aksesspunkt innebygd, slik at brukeren bare velger «send som EHF». For å kunne motta EHF må virksomheten være registrert som mottaker i Peppol – i Norge som regel i ELMA – noe leverandøren av regnskapssystemet normalt ordner. DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring) er norsk Peppol-myndighet.

Hvem må bruke EHF?

Offentlig sektor. Etter forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser skal offentlige oppdragsgivere stille krav i kontraktene om elektronisk faktura i godkjent standardformat, og de skal kunne ta imot faktura gjennom Peppol. Under EØS-terskelverdi er EHF og Peppol BIS Billing de godkjente formatene. Sender leverandøren ikke elektronisk faktura, kan oppdragsgiveren holde tilbake betalingen til den kommer. Gir oppdragsgiveren melding om dette, løper betalingsfristen først fra den elektroniske fakturaen er levert (forskriften § 5).

Mellom virksomheter. Stortinget vedtok i juni 2026 endringer i bokføringsloven om pliktig e-fakturering og digital bokføring. Salgsdokumenter til andre bokføringspliktige skal utstedes i elektronisk fakturaformat, og kjøpet skal tilsvarende mottas elektronisk. Etter planen i lovproposisjonen skal plikten til å sende gjelde fra 1. januar 2027 og plikten til å motta fra 1. januar 2030. Ikrafttredelse, format og unntak fastsettes i forskrift, så følg med på endelige regler.

Privatpersoner. Forbrukere kan ikke motta EHF. De får faktura som eFaktura i nettbanken, som PDF på e-post eller på papir.

EHF, eFaktura og PDF

En PDF er et bilde av en faktura. Den oppfyller ikke kravet om elektronisk faktura, selv om den sendes elektronisk.

Hva en EHF-faktura inneholder

EHF-formatet har felter for alt som skal stå på et salgsdokument, og noen i tillegg som er nyttige for mottakeren:

• Fakturanummer, fakturadato og forfallsdato
• Selger og kjøper med organisasjonsnummer
• Varelinjer med mengde, pris, mva-sats og mva-beløp
• Leveringsdato og leveringssted
• Betalingsinformasjon med kontonummer og KID
• Kjøpers referanse – ofte en bestillingsreferanse eller et ansvarsnummer som kunden bruker for å rute fakturaen internt
• Vedlegg, for eksempel timelister eller servicerapporter

Kreditnotaer sendes i samme format. Mangler kjøpers referanse, kan fakturaen bli avvist eller bli liggende uten godkjenning hos mottakeren. Spør derfor alltid offentlige og større kunder hvilken referanse de vil ha.

Vanlige misforståelser

• «EHF og eFaktura er det samme.» Nei, EHF går til virksomheter, eFaktura til privatpersoners nettbank.
• «En PDF på e-post er en e-faktura.» Nei, det krever et strukturert format.
• «Man må kjøpe egen EHF-tjeneste.» Som regel ikke – de fleste faktura- og regnskapssystemer sender og mottar EHF.
• «EHF gjelder bare offentlige kunder.» Det har vært hovedbruken, men plikten utvides til handel mellom bokføringspliktige virksomheter.

Viktig å huske på

• EHF er strukturert faktura som sendes via Peppol med organisasjonsnummer som adresse
• Offentlige kunder krever EHF og kan holde tilbake betalingen til den kommer
• Plikt til e-faktura mellom virksomheter er vedtatt; oppstartsdato fastsettes senere (planen er 2027 for sending)
• Fyll ut kjøpers referanse – ellers kan fakturaen bli liggende hos mottakeren
• Privatkunder får eFaktura eller PDF, ikke EHF