Hva er ressursplanlegging

Ressursplanlegging er å fordele bedriftens ressurser – ansatte, kompetanse, kjøretøy, verktøy og utstyr – på jobbene som skal gjøres, over tid. Målet er at riktig person med riktig utstyr er på riktig sted når jobben skal gjøres, uten at noen står ledige eller blir overbooket.

I en håndverks- eller servicebedrift handler ressursplanlegging i praksis om to spørsmål: Har vi nok folk til jobbene vi har tatt på oss? Og hvem skal gjøre hva, når?

Kapasitet og behov

Ressursplanlegging starter med å sammenligne to størrelser:

• Kapasitet – hvor mange timer bedriften faktisk har tilgjengelig i en periode, etter ferie, fravær, kurs og intern tid.
• Behov – hvor mange timer de bestilte og planlagte jobbene krever, inkludert kjøring, rigg og etterarbeid.

Er behovet større enn kapasiteten, må noe skje: jobber flyttes, det brukes overtid eller underleverandører, eller det sies nei til nye oppdrag. Er kapasiteten større enn behovet, er det et signal til salg om å hente inn mer arbeid – eller en mulighet til å ta unna forebyggende vedlikehold og interne oppgaver.

Ressurstyper

Den knappeste ressursen styrer planen. Har bedriften bare én person med riktig sertifisering, er det hans kalender som avgjør når jobbene som krever den, kan gjøres.

Kompetanse og formelle krav

Noen jobber kan bare utføres av personer med bestemte kvalifikasjoner. Ressursplanen må derfor ta hensyn til hvem som har:

• Fagbrev og autorisasjoner, for eksempel innen elektro, der det stilles krav om kvalifikasjoner både til virksomheten og til dem som utfører arbeidet
• Gyldige kurs og sertifikater for arbeid i høyden, varme arbeider, masseforflytningsmaskiner eller kjøling
• HMS-kort, som er påkrevd på bygge- og anleggsplasser, og kundekrav som sikkerhetsklarering eller tilgangskort

Et register over hvem som har hvilken kompetanse, og når sertifikater utløper, er en forutsetning for å planlegge riktig.

Arbeidstid

Planen må også holde seg innenfor arbeidsmiljølovens rammer. Blant annet skal arbeidstakere ha minst 11 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av 24 timer, og 35 timer sammenhengende arbeidsfri i løpet av sju dager (§ 10-8). Overtid kan som hovedregel ikke overstige ti timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og 200 timer innenfor en periode på 52 uker (§ 10-6). I virksomheter som er bundet av tariffavtale, kan arbeidsgiver og tillitsvalgte skriftlig avtale høyere grenser, innenfor rammene loven setter.

En plan som bare går opp med jevnlig overtid, er ikke en plan – det er et kapasitetsproblem.

Planleggingshorisonter

• Langsiktig (måneder): Hvor mange folk trenger vi? Skal vi ansette, bruke innleie eller takke nei til oppdrag? Når tas ferie?
• Mellomlang (uker): Hvilke prosjekter og servicerunder skal gjennomføres, og hvem har ansvaret?
• Kortsiktig (dager): Hvem kjører hvor i morgen, i hvilken rekkefølge, og med hvilket utstyr?

Buffer for akuttjobber

Servicebedrifter får henvendelser som må håndteres samme dag: strømbrudd, vannlekkasje, stopp i et anlegg. Er kalenderen fylt helt opp, må planlagte jobber flyttes hver gang, og kundene som hadde avtale, blir skuffet.

Vanlige løsninger er å holde av en viss andel av kapasiteten til akuttarbeid, å ha en fast vaktordning, eller å planlegge med jobber som kan flyttes uten at kunden merker det, som forebyggende vedlikehold.

Vanlige feil

• Å planlegge med 100 prosent kapasitet. Kjøring, forsinkelser og akuttjobber gjør at planen sprekker.
• Å undervurdere tidsbruken. Bruk timelister fra tidligere jobber til å estimere, ikke hukommelsen.
• Å planlegge personer uten å sjekke kompetanse og utstyr. Montøren kommer frem, men mangler lift eller sertifikat.
• At planen bare finnes i hodet til én person. Blir vedkommende syk, stopper alt.
• Å ikke følge opp plan mot faktisk. Uten sammenligning blir neste plan like feil.

Hva gode verktøy hjelper med

Et planleggingsverktøy for ressursplanlegging bør vise kapasitet og belegg per person over tid, knytte arbeidsordrer til personer og tidspunkter, varsle om dobbeltbooking og manglende kompetanse, og hente faktisk tidsbruk fra timeføringen slik at estimatene blir bedre over tid.