Hva er kapasitetsplanlegging

Kapasitetsplanlegging er å sammenligne hvor mange timer en bedrift eller et team faktisk har tilgjengelig i en periode med hvor mange timer arbeidet som skal gjøres, krever. Svaret forteller om det er plass til flere oppdrag, om noe må skyves, eller om det trengs flere folk.

Kapasitetsplanlegging handler om mengde, ikke om personer. Spørsmålet er «har vi nok timer i uke 14?», ikke «hvem tar jobben hos kunden på tirsdag?».

Tilgjengelig kapasitet

Utgangspunktet er arbeidstiden etter arbeidsavtalen. Etter arbeidsmiljøloven § 10-4 skal alminnelig arbeidstid ikke overstige 40 timer i løpet av sju dager, og mange tariffavtaler har 37,5 timer. Fra dette trekkes alt som ikke er tilgjengelig for produktivt arbeid:

• Ferie og avspasering
• Helligdager
• Forventet sykefravær
• Kurs og opplæring
• Intern tid: møter, verkstedarbeid, vedlikehold av biler og verktøy
• Kjøretid mellom oppdrag

Det som står igjen, er den tilgjengelige kapasiteten for kundearbeid.

Et enkelt regnestykke

Et team på fire montører skal planlegge en måned med 20 arbeidsdager à 7,5 timer.

Står det 460 timer med bestilte jobber i samme måned, er teamet overbooket med 60 timer før den første akuttjobben kommer inn. Løsningen er å flytte jobber med fleksibel frist, leie inn, bruke overtid innenfor lovens grenser eller si nei.

Belastning og utnyttelsesgrad

Belastning er timene som er solgt eller planlagt: bekreftede ordrer, arbeidsordrer, serviceavtaler med faste besøk og prosjekter i fremdriftsplanen.

Utnyttelsesgrad er belastningen delt på tilgjengelig kapasitet. En utnyttelsesgrad på 100 prosent høres effektivt ut, men betyr at det ikke er rom for noe uforutsett.

Buffer for utrykning

Bedrifter som tar akuttoppdrag, må planlegge med ledig tid. Hvis erfaringen viser at 10–15 prosent av timene går til utrykninger og hastejobber, bør planlagt belastning ligge tilsvarende under full kapasitet. Ellers blir hver akuttjobb en forsinkelse for en annen kunde.

Historiske timelister er det beste grunnlaget for å anslå bufferen. De viser både hvor mye tid som faktisk gikk til akuttjobber, og hvor stor andel av arbeidstiden som var fakturerbar.

Kapasitet per kompetanse

Totalkapasitet er ikke nok når arbeidet krever bestemte sertifikater eller fagbrev. Et team kan ha 400 ledige timer og likevel ikke ha kapasitet til en jobb som bare to av montørene har kompetanse til. Planlegg derfor kapasiteten per fagområde eller rolle der det er relevant: elektrikere, kuldeteknikere, lærlinger, ingeniører.

Kapasitetsplanlegging og nære begreper

Kapasitetsplanleggingen gir rammene. Ressursplanleggingen og disponeringen fordeler arbeidet innenfor dem.

Vanlige feil

• Å regne med brutto arbeidstid. Ingen montør har åtte fakturerbare timer hver dag.
• Å glemme ferieavviklingen. Juli og romjulen har langt lavere kapasitet enn resten av året.
• Å planlegge uten buffer. Akuttjobbene kommer uansett.
• Å ikke følge opp. Sammenlign planlagt og faktisk timeforbruk, og juster forutsetningene.

Viktig å huske på

• Kapasitet er timer tilgjengelig for kundearbeid, ikke timer på arbeidsavtalen
• Trekk fra ferie, fravær, intern tid og kjøring
• Sammenlign med faktisk belastning, ikke bare bekreftede jobber
• Sett av buffer til utrykninger
• Bruk timelister til å kalibrere planen