Hva er ruteplanlegging

Ruteplanlegging er å bestemme i hvilken rekkefølge en tekniker eller servicebil skal besøke kundene i løpet av en dag eller uke, og hvilken vei den skal kjøre. Målet er at mest mulig av arbeidstiden går til arbeid hos kunden, og minst mulig til kjøring.

For en bedrift med biler på veien er kjøretid en stor og ofte usynlig kostnad. To montører med like mange timer kan ha helt ulik lønnsomhet bare fordi den ene kjører på kryss og tvers av distriktet.

Hva ruteplanen må ta hensyn til

• Tidsvinduer. Kunden er bare tilgjengelig på bestemte tider, eller butikken må ha service før åpning.
• Varighet. Hvor lang tid jobben tar hos hver kunde.
• Prioritet. Akuttjobber og avtaler med krav til responstid går foran.
• Kompetanse. Ikke alle teknikere kan ta alle jobber.
• Start og slutt. Fra verksted, lager eller hjemmet, og tilbake.
• Deler og utstyr. Et besøk på grossisten underveis er også et stopp.
• Pauser og arbeidstid. Ruten må gå opp innenfor arbeidstid og hviletid.

Kjøretid er en kostnad

Kjøretid mellom oppdrag er arbeidstid som bedriften betaler for, men som sjelden kan faktureres fullt ut. Det finnes tre vanlige måter å ta den inn på:

Uansett modell er det en fordel å føre kjøretid som egen timetype. Da viser timelistene hvor mye av dagen som faktisk går på veien, og om prisene dekker det.

Er kjøretid arbeidstid?

Arbeidsmiljøloven § 10-1 definerer arbeidstid som tiden arbeidstakeren står til disposisjon for arbeidsgiveren. Loven har ingen egen kategori for reisetid, så reisen er enten arbeidstid eller fritid.

• Kjøring mellom kunder i løpet av arbeidsdagen er arbeidstid.
• Reise mellom hjemmet og fast arbeidssted er som hovedregel ikke arbeidstid.
• Teknikere uten fast arbeidssted, som kjører fra hjemmet til første kunde og fra siste kunde hjem, er vurdert annerledes. EU-domstolen kom i Tyco-saken (C-266/14) til at slik kjøring er arbeidstid. Eidsivating lagmannsrett kom til samme resultat i 2019 for serviceteknikere som kjørte servicebil fra hjemmet til første kunde og hjem fra siste (LE-2019-19773). Lagmannsretten kom samtidig til at teknikerne ikke hadde krav på lønn for tiden, fordi det ikke fulgte av tariffavtalen eller arbeidsavtalene.

Vurderingen er konkret, og det avgjørende er blant annet om den ansatte kan bruke tiden fritt. At kjøretiden er arbeidstid, betyr ikke automatisk at den skal lønnes på samme måte som annet arbeid – det følger av arbeidsavtalen eller tariffavtalen. Men den teller med når overtids- og hviletidsgrensene skal vurderes. Er du usikker, se Arbeidstilsynets sider om arbeidstid.

For ruteplanleggingen betyr det at en rute med lang kjøring til første kunde og hjem fra siste, kan bruke opp mer av arbeidstiden enn det ser ut som på kartet.

Praktiske prinsipper

• Del distriktet i soner. La hver tekniker eller bil ha faste soner, og legg planlagte jobber i samme sone på samme dag.
• Faste ruter for serviceavtaler. Periodisk service kan legges i faste ruter som kjøres med jevne mellomrom, for eksempel samme uke hvert kvartal.
• Planlegg med luft. En helt tett rute sprekker ved første forsinkelse. La det være plass til en akuttjobb.
• Tenk på hjemsted. Teknikere som starter hjemmefra, bør få jobber nær hjemmet først og sist på dagen.
• Samle deler på forhånd. Ett besøk hos grossisten om morgenen er bedre enn tre i løpet av dagen.

Ruteplanlegging og disponering

Ruteplanlegging og disponering overlapper, men er ikke det samme. Disponering avgjør hvem som tar hvilken jobb. Ruteplanlegging avgjør i hvilken rekkefølge den enkelte teknikeren tar jobbene sine, og hvilken vei det kjøres. Når en akuttjobb kommer inn, må begge deler gjøres på nytt: hvem er nærmest, og hvordan påvirker det resten av dagen?

Kjøring og dokumentasjon

Kjøring med privat bil i jobben dokumenteres i reiseregning eller kjørebok, med dato, strekning, formål og kilometer. Bruker de ansatte firmabil, kan kjøreboken ha betydning for skatten på bilen. Satser for kilometergodtgjørelse endres, så sjekk gjeldende satser hos Skatteetaten.

Viktig å huske på

• Ruteplanlegging handler om rekkefølge og kjørevei
• Kjøretid er en kostnad – før den som egen timetype
• Kjøring mellom kunder er arbeidstid, og reise uten fast arbeidssted kan også være det
• Soner og faste ruter for serviceavtaler reduserer kjøringen
• Planlegg med luft til akuttjobber