Hva er et avvik

Et avvik er når noe ikke er som det skal være – når et krav, en rutine, en tegning eller en avtale ikke er fulgt eller ikke er oppfylt. Avvikshåndtering er prosessen for å registrere avviket, rette det, finne årsaken og hindre at det skjer igjen.

Ordet brukes både i HMS-arbeid, kvalitetssystemer og i kontakten med kunder. Felles for alle er at et avvik forutsetter at det finnes et krav å måle mot.

Typer avvik

Avvik, uønsket hendelse og reklamasjon

Begrepene overlapper, men er ikke det samme:

• Uønsket hendelse er noe som skjedde eller kunne ha skjedd, og som kunne ført til skade – for eksempel en nestenulykke. Den registreres ofte i samme system som avvik.
• Avvik er brudd på et krav eller en rutine, uansett om noen ble skadet.
• Reklamasjon er kundens formelle melding om at en leveranse har en mangel. En reklamasjon bør registreres som et avvik internt, men den har egne juridiske regler og frister.

Hva sier regelverket?

Arbeidsmiljøloven § 3-1 andre ledd bokstav e krever at arbeidsgiver iverksetter rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av kravene i loven. Internkontrollforskriften § 5 andre ledd nr. 7 stiller samme krav til virksomheter som omfattes av forskriften, og krever at rutinene dokumenteres skriftlig.

Regelverket bruker ordet «overtredelser», men i praksis er det dette som kalles avvikshåndtering. Kravet i arbeidsmiljøloven gjelder alle virksomheter med ansatte, også små.

I byggesaker med uavhengig kontroll har ansvarlig utførende etter byggesaksforskriften § 12-4 bokstav l ansvar for å lukke avvik som kontrollen finner, enten ved å følge kontrollerendes merknad eller ved å vise at de tekniske kravene likevel er oppfylt. Ansvarlig prosjekterende har tilsvarende ansvar etter § 12-3.

Avvikshåndtering steg for steg

1. Registrer. Hva skjedde, hvor og når? Hvem oppdaget det? Legg ved bilder.
2. Strakstiltak. Gjør det som trengs for å stoppe skaden eller faren nå.
3. Vurder. Hvor alvorlig er avviket, og hvem må få beskjed?
4. Finn årsaken. Hvorfor skjedde det? Spør «hvorfor» flere ganger før du stopper.
5. Korrigerende tiltak. Hva må endres for at det ikke skal skje igjen – rutine, opplæring, utstyr eller planlegging?
6. Ansvar og frist. Hvem gjør hva, og innen når?
7. Lukk. Kontroller at tiltaket er gjennomført og virker, og lukk avviket.
8. Lær. Gå gjennom avvikene jevnlig for å se mønstre.

Forskjellen mellom strakstiltak og korrigerende tiltak er viktig. Å tørke opp et oljesøl er et strakstiltak. Å bytte den lekke pakningen og legge den inn i vedlikeholdsplanen er et korrigerende tiltak.

Eksempel på en god avviksmelding

Hva: Jordfeilbryter i sikringsskap løste ikke ut ved test under service. Hvor: Kunde AS, Industriveien 4, hovedtavle 1. etasje. Når: 12. mars kl. 10.15, oppdaget av montør. Strakstiltak: Kunden informert. Kursen koblet ut og merket. Årsak: Komponent defekt. Tiltak: Jordfeilbryter byttes, ny arbeidsordre opprettet. Samme type kontrolleres hos øvrige kunder. Ansvarlig: Serviceleder. Frist: 14. mars.

En god avviksmelding er konkret, kan etterprøves og peker på et tiltak med en ansvarlig.

Hvorfor avvik er positivt

Mange registrerte avvik er ofte et tegn på at systemet virker. Det viser at folk melder fra. Farligere er en virksomhet der ingen avvik registreres, fordi problemene da ikke blir synlige før de blir store.

For å få folk til å melde avvik, må det være enkelt – helst fra mobilen, på stedet, med bilde – og det må få konsekvenser i form av tiltak. Avvik som meldes og aldri følges opp, fører til at folk slutter å melde.

Viktig å huske på

• Et avvik er et brudd på et krav, en rutine eller en avtale
• Arbeidsgiver skal ha skriftlige rutiner for å avdekke og rette avvik
• Skill mellom strakstiltak og korrigerende tiltak
• Hvert avvik trenger en ansvarlig og en frist
• Lukk avviket først når tiltaket er kontrollert