Hva er en HMS-håndbok

En HMS-håndbok er den samlede dokumentasjonen av virksomhetens arbeid med helse, miljø og sikkerhet: mål, ansvar, risikovurderinger, rutiner og avvik. Ordet «håndbok» står ikke i regelverket, men internkontrollforskriften § 5 krever at store deler av HMS-arbeidet dokumenteres skriftlig. Håndboken er den vanlige måten å gjøre det på.

Håndboken kan være en perm, en mappe med dokumenter eller et digitalt system. Formen er valgfri. Det som teller, er at dokumentasjonen finnes, stemmer med virkeligheten og er kjent for de ansatte.

Hva krever loven?

Internkontrollforskriften § 5 lister opp åtte krav til det systematiske HMS-arbeidet. Punkt 4 til 8 skal dokumenteres skriftlig:

I tillegg skal dokumentasjon som andre HMS-regler krever, for eksempel instrukser, tillatelser, kompetansebevis og sertifikater, inngå.

Innhold i en typisk HMS-håndbok

En praktisk håndbok for en håndverks- eller servicebedrift inneholder gjerne:

1. HMS-mål – for eksempel null fraværsskader og at alle avvik lukkes innen 30 dager
2. Organisasjonskart og ansvarsfordeling – hvem som er daglig leder, verneombud og HMS-ansvarlig
3. Risikovurderinger – for arbeidsoppgaver, arbeidssteder og kjemikalier
4. Handlingsplan – tiltak med ansvarlig og frist
5. Rutiner – avvikshåndtering, varsling av ulykker, bruk av verneutstyr, arbeid i høyden, førstehjelp
6. Stoffkartotek – sikkerhetsdatablader for kjemikalier som brukes
7. Opplæring – oversikt over kurs og sertifikater per ansatt
8. Årlig gjennomgang – dato, hvem som deltok og hva som ble endret

Tilpasset bedriftens størrelse

Dokumentasjonen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En bedrift med tre ansatte og lav risiko kan klare seg med noen få sider. En bedrift som jobber i høyden, med elektriske anlegg eller med farlige kjemikalier, trenger grundigere risikovurderinger og rutiner.

Noen krav avhenger av antall ansatte:

• Verneombud skal velges i alle virksomheter. Med færre enn fem ansatte kan partene skriftlig avtale en annen ordning (arbeidsmiljøloven § 6-1).
• Bedriftshelsetjeneste er påkrevd i enkelte bransjer, blant annet bygg og anlegg (forskrift om organisering, ledelse og medvirkning kapittel 13).

Mal eller egen håndbok?

Maler fra bransjeforeninger og leverandører er et greit utgangspunkt, men en kopiert mal som ikke beskriver bedriftens egne oppgaver og farer, oppfyller ikke kravene. Arbeidstilsynet ser etter om risikovurderingene handler om det dere faktisk gjør, og om tiltakene er fulgt opp.

Hold håndboken levende

• Gå gjennom håndboken minst én gang i året, og når arbeidsoppgaver, utstyr eller lokaler endres
• Oppdater risikovurderingen etter ulykker og alvorlige avvik
• Gjør håndboken tilgjengelig for alle ansatte, også ute på jobb
• Gå gjennom rutinene med nyansatte før de starter
• Lagre tidligere versjoner, slik at du kan vise hva som gjaldt da

Vanlige misforståelser

• «Vi har en perm, så vi er i orden.» Nei, innholdet må stemme med hvordan dere faktisk jobber.
• «Små bedrifter trenger ikke skriftlig HMS.» Nei, punkt 4 til 8 skal dokumenteres uansett størrelse, men omfanget kan være lite.
• «Håndboken lages én gang.» Nei, forskriften krever systematisk gjennomgang.
• «HMS-håndboken er daglig leders dokument.» Arbeidet skal gjøres i samarbeid med de ansatte og deres representanter.

Viktig å huske på

• Skriftlig dokumentasjon av mål, ansvar, risiko, avviksrutiner og årlig gjennomgang er påkrevd
• Tilpass omfanget til risikoen og størrelsen på bedriften
• Bruk maler som utgangspunkt, ikke som ferdig løsning
• Involver de ansatte og verneombudet
• Oppdater håndboken når arbeidet endrer seg