Hva er internkontroll

Internkontroll er det systematiske arbeidet en virksomhet gjør for å sikre at helse, miljø og sikkerhet (HMS) ivaretas og at lovkravene følges. Reglene står i internkontrollforskriften, og kalles ofte bare «HMS-systemet».

Internkontrollforskriften (forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter) definerer internkontroll som systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med HMS-lovgivningen.

Hvem som må ha internkontroll

Forskriften gjelder virksomheter som omfattes av blant annet arbeidsmiljøloven, brann- og eksplosjonsvernloven, produktkontrolloven og el-tilsynsloven (lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr), jf. § 2. Siden arbeidsmiljøloven gjelder alle virksomheter som sysselsetter arbeidstakere, må alle virksomheter med ansatte ha internkontroll, uansett bransje og størrelse. Også virksomheter uten ansatte kan være omfattet gjennom de andre lovene, for eksempel el-tilsynsloven.

Ansvaret ligger hos den som er ansvarlig for virksomheten, i praksis daglig leder eller eier (§ 4). Arbeidet skal gjøres i samarbeid med de ansatte og deres representanter, og de ansatte har plikt til å medvirke.

Hva internkontrollen skal inneholde

Forskriften § 5 lister opp åtte punkter. Virksomheten skal:

1. Sørge for at lover og forskrifter som gjelder virksomheten er tilgjengelige, og ha oversikt over de viktigste kravene
2. Sørge for at de ansatte har nok kunnskap og ferdigheter i HMS-arbeidet
3. Sørge for at de ansatte medvirker, slik at samlet kunnskap og erfaring blir brukt
4. Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet
5. Ha oversikt over organisasjonen, og hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for HMS er fordelt
6. Kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak for å redusere den
7. Ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge brudd på HMS-kravene
8. Jevnlig overvåke og gå gjennom internkontrollen for å sikre at den fungerer

Punkt 4 til 8 skal dokumenteres skriftlig. Det er minimumskravet.

Tilpasset størrelsen

Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En malerbedrift med tre ansatte trenger ikke en perm på to hundre sider. Den trenger derimot skriftlige mål, en oversikt over hvem som har ansvar for hva, en risikovurdering av arbeidet de faktisk gjør, en rutine for å melde og lukke avvik og en årlig gjennomgang.

Et vanlig tegn på at internkontrollen ikke fungerer, er at den er kjøpt ferdig og aldri tilpasset. Arbeidstilsynet ser etter om systemet brukes, ikke om det finnes.

Hva det betyr i hverdagen

For en service- eller håndverksbedrift består internkontrollen typisk av:

• Risikovurdering av arbeidsoppgavene, for eksempel arbeid i høyden, arbeid med kjemikalier, tunge løft og alenearbeid
• Sikker jobb-analyse (SJA) før arbeid som ikke dekkes av vanlige rutiner
• Avviksbehandling, der feil, skader og nestenulykker meldes, følges opp og lukkes
• Opplæring med dokumentasjon av kurs og sertifikater
• Verneombud: Arbeidsmiljøloven § 6-1 krever verneombud i alle virksomheter, men ved færre enn fem ansatte kan partene skriftlig avtale en annen ordning
• Årlig gjennomgang av mål, avvik og tiltak

Når flere virksomheter jobber på samme arbeidsplass, for eksempel på en byggeplass, skal de ved behov skriftlig avtale hvem som samordner internkontrollen (§ 6).

Elektrofagene

Elektroinstallatører er omfattet både gjennom arbeidsmiljøloven og el-tilsynsloven. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og det lokale eltilsynet fører tilsyn med el-sikkerheten, mens Arbeidstilsynet fører tilsyn med arbeidsmiljøet. Egenkontroll av installasjonen og samsvarserklæring er egne krav i el-regelverket, men rutinene for dem hører naturlig hjemme i internkontrollen.

Internkontroll i HMS og økonomisk internkontroll

Ordet brukes også om noe helt annet: økonomisk internkontroll, altså rutiner som skal hindre feil og misligheter i regnskap og betalinger, som attestasjon av fakturaer og to personer på utbetalinger. I aksjeselskaper skal styret etter aksjeloven § 6-12 påse at virksomheten, regnskapet og formuesforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll.

Når noen spør om bedriften «har internkontroll», menes det nesten alltid HMS-internkontrollen etter internkontrollforskriften.

Viktig å huske på

• Alle virksomheter med ansatte skal ha internkontroll
• Punkt 4–8 i forskriften § 5 skal være skriftlige
• Omfanget skal tilpasses virksomhetens størrelse og risiko
• De ansatte skal medvirke
• Systemet må brukes og gjennomgås jevnlig, ikke bare finnes

Les forskriften på lovdata.no og veiledningen hos Arbeidstilsynet.