Hva er en vedlikeholdsplan

En vedlikeholdsplan er en oversikt over hvilke vedlikeholdsoppgaver som skal utføres på et utstyr, et bygg eller et kjøretøy, hvor ofte de skal gjøres, hvem som har ansvaret og hva det forventes å koste. Planen gjør vedlikeholdet til noe som skjer til faste tider, i stedet for når noen husker det.

Vedlikeholdsplanen er selve kjernen i forebyggende vedlikehold. Uten plan blir vedlikeholdet i praksis korrektivt: man reparerer når noe går i stykker.

Hva en vedlikeholdsplan inneholder

For hvert objekt eller hver del som skal vedlikeholdes, bør planen svare på fem spørsmål:

1. Hva skal vedlikeholdes? Objektet, gjerne med serienummer og plassering.
2. Hva skal gjøres? Konkrete oppgaver, som filterbytte, smøring, funksjonstest eller maling.
3. Hvor ofte? Et serviceintervall basert på tid, bruk eller tilstand.
4. Hvem gjør det? Egne ansatte, en fast leverandør eller en sertifisert kontrollør.
5. Hva koster det? Forventet tid, deler og eventuell leverandørpris.

I tillegg bør planen vise når oppgaven sist ble utført og når den forfaller neste gang.

Eksempel på vedlikeholdsplan

Et enkelt eksempel for en bedrift med servicebil, verksted og varmepumpe:

Tallene er bare eksempler. Intervallene skal alltid ta utgangspunkt i produsentens anvisninger for det konkrete utstyret.

Vedlikeholdsplan for bygg

For bygg er planen gjerne langsiktig og deles i to nivåer:

• Årlig vedlikehold: rens av sluk og takrenner, ettersyn av tak, fuger, ventilasjonsfilter og dører.
• Langsiktig plan: større tiltak med lang levetid, som utskifting av tak, vinduer, fasade eller tekniske anlegg, fordelt over for eksempel ti til tjue år med anslått kostnad.

Den langsiktige delen brukes til å budsjettere og sette av penger, slik at store utskiftinger ikke kommer som en overraskelse.

Vedlikeholdsplan for kjøretøy og maskiner

For kjøretøy og maskiner styres planen ofte av produsentens serviceprogram, med intervaller i kilometer, driftstimer eller måneder. Planen bør også omfatte ting produsenten ikke dekker, som dekk, verktøyinnredning, stiger og løfteutstyr i bilen.

Merk at EU-kontroll (periodisk kjøretøykontroll) er en lovpålagt kontroll av trafikksikkerhet og miljø, ikke service. Den erstatter ikke vedlikeholdet.

Når kreves det vedlikehold av arbeidsutstyr

For arbeidsutstyr som ansatte bruker, stiller forskrift om utførelse av arbeid kapittel 12 krav til kontroll og vedlikehold. Arbeidsgiveren skal blant annet sørge for periodisk kontroll dersom arbeidsutstyr og anlegg utsettes for påvirkninger som gir forringelse som kan føre til farlige situasjoner (§ 12-3). Er en maskin utstyrt med vedlikeholdsjournal, skal den holdes oppdatert, og det skal gå tydelig fram hva som er kontrollert og hvem som har gjort det (§ 12-8). For høytrykkspyleutstyr skal det alltid føres journal, noe som er relevant for blant annet bilpleie og vaskeanlegg.

Forskriften bruker ikke ordet vedlikeholdsplan, men en plan er den enkleste måten å vise at kontroll og vedlikehold faktisk skjer systematisk. Enkelte typer utstyr, som kraner og løfteutstyr, har i tillegg krav om sakkyndig kontroll etter kapittel 13.

Vedlikeholdsplan og internkontroll

Virksomheter skal ha internkontroll for helse, miljø og sikkerhet. Vedlikeholdsplanen er en naturlig del av dette arbeidet når feil på utstyr kan føre til skader eller ulykker. Risikovurderingen sier hva som er kritisk; vedlikeholdsplanen sier hva som gjøres for å holde det i orden.

Vedlikeholdsplan, forebyggende vedlikehold og serviceavtale

• Forebyggende vedlikehold er strategien: å gjøre vedlikehold før feilen oppstår.
• Vedlikeholdsplanen er verktøyet: den konkrete oversikten over oppgaver, intervaller og ansvar.
• Serviceavtalen er kontrakten: en leverandør påtar seg å utføre deler av planen mot betaling.

En bedrift kan ha en vedlikeholdsplan uten serviceavtale, og en serviceavtale bør alltid bygge på en tydelig plan for hva som skal gjøres.

Slik lager du en vedlikeholdsplan

1. Lag en liste over alle objekter som trenger vedlikehold.
2. Hent fram produsentens anvisninger og brukerhåndbøker.
3. Prioriter etter konsekvens: hva stopper driften eller gir sikkerhetsrisiko hvis det svikter?
4. Sett oppgaver og intervall for hvert objekt.
5. Fordel ansvar og legg oppgavene inn i en kalender eller som gjentakende arbeidsordrer.
6. Dokumenter hver utførte oppgave, og juster planen når avvik og feil viser at intervallet er feil.