Hva er en servicerapport

En servicerapport er dokumentasjonen teknikeren leverer etter et servicebesøk. Den viser hvilket anlegg eller utstyr som ble kontrollert, hva som ble gjort, hvilke målinger som ble tatt, hvilke deler som ble brukt, hvilke avvik som ble funnet og hva som anbefales videre.

Rapporten kalles også servicelogg, vedlikeholdsrapport eller arbeidsrapport. Den brukes både som kvittering til kunden og som historikk for neste besøk.

Hva skal en servicerapport inneholde

Bilder av typeskilt, feil og utført arbeid gjør rapporten mye sterkere som dokumentasjon, og tar kort tid å ta.

Hvorfor servicerapporten er viktig

Overfor kunden. Rapporten viser hva kunden har betalt for. Særlig ved faste serviceavtaler, der kunden sjelden er til stede, er rapporten det eneste synlige beviset på at besøket er gjennomført.

Ved garanti og reklamasjon. Oppstår det en feil senere, er det ofte avgjørende om utstyret har fått service som foreskrevet. En datert rapport med målinger og utførte punkter er den beste dokumentasjonen både for kunden og for serviceleverandøren.

For internkontroll. Virksomheter som eier arbeidsutstyr, skal ha systematisk kontroll og vedlikehold, og kontrollene skal kunne dokumenteres. For arbeidsutstyr med vedlikeholdsjournal krever forskrift om utførelse av arbeid § 12-8 at det går tydelig fram hva som er kontrollert og hvem som har utført kontrollen. En servicerapport fra leverandøren inngår ofte i denne dokumentasjonen.

For neste tekniker. Rapporten fra forrige besøk sier hva som ble funnet og hva som ble anbefalt. Uten den starter hver tekniker på nytt.

Avvik og anbefalinger

Den viktigste delen av rapporten er ofte ikke det som ble gjort, men det som ikke ble gjort:

• Avvik som ble rettet på stedet, for eksempel en lekk pakning som ble byttet.
• Avvik som ikke ble rettet, fordi det krever deler, mer tid eller kundens godkjenning.
• Anbefalinger om tiltak som ikke er feil ennå, men som bør gjøres, som å bytte en slitt komponent ved neste besøk.

Skriv avvik slik at kunden forstår konsekvensen: «Slitt drivreim, bør byttes innen tre måneder for å unngå stans» er mer nyttig enn «Reim slitt». Et avvik som ikke rettes, bør følges opp med et tilbud eller en ny arbeidsordre.

Servicerapport, arbeidsordre og timeliste

Tre dokumenter som ofte blandes sammen:

• Arbeidsordren er bestillingen: hva som skal gjøres, hvor og når. Den lages før jobben.
• Servicerapporten er resultatet: hva som faktisk ble gjort og funnet. Den lages etter jobben.
• Timelisten er tidsgrunnlaget: hvor lang tid som gikk med, for lønn og fakturering.

I praksis fylles gjerne servicerapporten ut på selve arbeidsordren, og timene registreres på samme ordre. Da henger bestilling, dokumentasjon og faktura sammen.

Servicerapport og samsvarserklæring

En servicerapport dokumenterer vedlikehold og kontroll av et eksisterende anlegg. En samsvarserklæring er noe annet: en erklæring om at et nytt eller endret anlegg er utført i samsvar med gjeldende krav, for eksempel etter elektroarbeid. Et servicebesøk kan ende med begge deler dersom teknikeren også har gjort endringer i installasjonen, men rapporten erstatter ikke erklæringen.

Tips til en god servicerapport

1. Bruk en fast sjekkliste per type anlegg, slik at rapportene blir sammenlignbare.
2. Fyll ut rapporten på stedet, ikke i bilen etterpå.
3. Registrer målinger som tall, ikke bare «OK».
4. Ta bilder av typeskilt, avvik og utført arbeid.
5. Send rapporten til kunden samme dag.
6. Ta vare på rapportene per objekt, slik at historikken er tilgjengelig ved neste besøk.