Hva er en inngående faktura

En inngående faktura er en faktura virksomheten mottar fra en leverandør for varer eller tjenester den har kjøpt. Den er dokumentasjonen for kostnaden i regnskapet og grunnlaget for fradrag for inngående merverdiavgift.

Det er samme dokument sett fra to sider: Leverandørens utgående faktura er kundens inngående faktura. Inngående fakturaer kalles også leverandørfakturaer eller innkommende fakturaer.

Inngående og utgående faktura

Flyten for en inngående faktura

1. Mottak. Fakturaen kommer som EHF, PDF på e-post eller papir. EHF kan leses direkte inn i økonomisystemet.
2. Formell kontroll. Er fakturaen stilet til riktig selskap, og inneholder den opplysningene bokføringsforskriften krever?
3. Matching. Fakturaen sammenlignes med innkjøpsordre og følgeseddel eller varemottak: stemmer varer, antall og pris?
4. Attestering. Den som bestilte eller mottok leveransen, bekrefter at fakturaen er riktig.
5. Anvisning og betaling. Den som har budsjettansvaret, godkjenner utbetalingen, og fakturaen betales innen forfall.
6. Bokføring. Fakturaen konteres med konto, mva-kode og eventuelt prosjekt eller avdeling.

Attestering og anvisning

Attestering er ikke et lovkrav for private virksomheter, men et vanlig internkontrolltiltak. Den som attesterer, bekrefter at varen eller tjenesten er mottatt og at pris og mengde er i tråd med avtalen. Anvisning er godkjenningen av at beløpet kan betales.

Å skille mellom den som bestiller, den som attesterer og den som betaler, gjør det vanskeligere å betale falske eller dobbelte fakturaer. I små virksomheter er det ofte samme person, og da blir en fast rutine for matching mot bestilling desto viktigere.

Krav til dokumentasjonen

Bokføringsforskriften § 5-5-1 sier at kjøpsdokumentasjonen skal være salgsdokumentet selgeren har utstedt, med de opplysningene som kreves i kapittel 5-1. Er dokumentet feil eller mangelfullt, må kjøperen be om et nytt. Er det ikke mulig, må kjøperen kunne sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift for virksomheten.

Ved kontantkjøp fra detaljist over 1 000 kroner inkludert mva skal kjøperen være angitt på dokumentasjonen, med mindre det er betalt med virksomhetens betalingskort.

Retten til fradrag for inngående mva forutsetter at avgiften er dokumentert (merverdiavgiftsloven § 15-10). En faktura som mangler opplysninger, kan derfor gi både feil i regnskapet og tapt fradrag ved kontroll.

Bokføring og oppbevaring

• Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig rapportering, for eksempel mva-meldingen, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned (bokføringsloven § 7).
• Dokumentasjonen av bokførte opplysninger skal oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt (bokføringsloven § 13).
• Fakturaen bokføres normalt på fakturadato eller leveringstidspunkt, mens betalingen bokføres når den skjer.

Kontrollpunkter før betaling

• Riktig organisasjonsnummer og navn på kjøper
• Leverandørens organisasjonsnummer, med «MVA» etter nummeret hvis leverandøren er mva-registrert
• Kontonummer som stemmer med tidligere betalinger og avtale
• Pris og rabatter i samsvar med avtale eller prisfil
• At fakturaen ikke allerede er mottatt og betalt
• Riktig mva-kode, særlig ved omvendt avgiftsplikt

Vanlige feil

• Dobbeltbetaling. Samme faktura mottas både som PDF og EHF.
• Nytt kontonummer uten kontroll. En kjent metode for fakturasvindel.
• Fradrag uten gyldig bilag. Kvitteringer og ordrebekreftelser er ikke alltid tilstrekkelig dokumentasjon.
• Fakturaer som blir liggende. Gir purregebyr, forsinkelsesrente og tapte kontantrabatter.

Viktig å huske på

• En inngående faktura er leverandørens utgående faktura
• Match mot bestilling og varemottak før attestering
• Mangelfull faktura: be om ny fra leverandøren
• Bokfør senest innen neste pliktige rapporteringsfrist
• Kontroller kontonummer før første betaling til en leverandør