Hva er lønnsgrunnlag

Lønnsgrunnlag er alle opplysningene som trengs for å regne ut lønnen til en ansatt for en periode: ordinære timer, overtid, tillegg, fravær, reiser og utlegg som skal refunderes. Ordet brukes også om beløpet som en bestemt beregning tar utgangspunkt i – for eksempel feriepengegrunnlaget, pensjonsgrunnlaget eller grunnlaget for arbeidsgiveravgift.

De to betydningene henger sammen. Først samles lønnsgrunnlaget fra timelister og registreringer. Deretter regner lønnssystemet ut lønnen, og av den utbetalte lønnen avledes de andre grunnlagene.

Hva inngår i lønnsgrunnlaget for en lønnskjøring

For en timelønnet montør eller servicetekniker består grunnlaget typisk av:

For fastlønnede er de faste delene gitt av arbeidsavtalen, men overtid, tillegg og fravær må fortsatt registreres hver periode.

Fra timeliste til lønn og a-melding

1. Registrering. Den ansatte fører timer, overtid og utlegg fortløpende.
2. Godkjenning. Leder kontrollerer at timene stemmer med jobbene som er utført.
3. Lønnsgrunnlag. Godkjente timer og tillegg summeres per ansatt og lønnsart.
4. Lønnskjøring. Lønnssystemet beregner brutto lønn, skattetrekk og andre trekk.
5. Utbetaling og a-melding. Lønnen betales, og a-meldingen for måneden leveres innen fristen.

Feil som ikke fanges i steg 2, havner i lønnen. Da må de rettes i en senere lønnskjøring, og ofte også i a-meldingen. Det er derfor lønnsgrunnlaget bør være ferdig og godkjent noen dager før lønningsdagen.

Ulike grunnlag avledet av lønnen

Når lønnen er beregnet, brukes den som grunnlag for flere andre beregninger. De har ikke samme innhold.

Feriepengegrunnlaget

Arbeidsvederlag utbetalt i opptjeningsåret, inkludert overtid og tillegg. Utgiftsgodtgjørelser, naturalytelser og feriepenger som allerede er utbetalt, holdes utenfor (ferieloven § 10).

Grunnlag for arbeidsgiveravgift

Lønn og annen skattepliktig godtgjørelse for arbeid, inkludert feriepenger og skattepliktige naturalytelser. Refusjon av dokumenterte utgifter som den ansatte har hatt i jobben, er ikke lønn og inngår ikke. Satsen avhenger av sonen virksomheten eller arbeidet hører til – sjekk Skatteetatens oversikt over arbeidsgiveravgift for gjeldende satser.

Pensjonsgrunnlaget (OTP)

Etter lov om obligatorisk tjenestepensjon skal innskuddet være minst 2 prosent av lønn opp til 12 ganger folketrygdens grunnbeløp (12G). Fra 1. januar 2022 gjelder dette fra første krone; tidligere kunne lønn under 1G holdes utenfor. Hvilke lønnsarter som regnes med – for eksempel om overtid og tillegg inngår – står i pensjonsavtalen.

Grunnlag for sykepenger

Arbeidsgiveren betaler sykepenger i arbeidsgiverperioden, deretter overtar NAV. Grunnlaget beregnes ut fra inntekten rapportert i a-meldingen før sykefraværet. Riktig rapportering av lønn og tillegg påvirker derfor også hva den ansatte får utbetalt ved sykdom.

Timer som ikke er lønn, og lønn som ikke er timer

To skiller skaper ofte forvirring:

• Fakturerbar tid er ikke det samme som lønnet tid. En montør får lønn for åtte timer selv om bare seks av dem ble fakturert. Lønnsgrunnlaget bygger på arbeidet tid, fakturagrunnlaget på det kunden skal betale for.
• Utlegg og reiser er ikke lønn. De går gjennom lønnskjøringen fordi det er praktisk, men dokumenterte utgiftsrefusjoner er ikke skattepliktig lønn og gir ikke feriepenger.

Vanlige feil

• Overtid registrert som ordinær tid. Da blir overtidstillegget borte, og timelisten viser ikke at overtidsgrensene er fulgt.
• Timer godkjent etter lønnskjøring. Fører til etterbetalinger og korreksjoner i a-meldingen.
• Fravær som ikke registreres. Påvirker både lønn, feriepenger og sykepengerefusjon.
• Utlegg uten kvittering. Kan ikke refunderes som utgift, og må i så fall behandles som skattepliktig lønn.

Viktig å huske på

• Lønnsgrunnlaget er summen av det som skal lønnsberegnes for perioden
• Godkjente timelister er den viktigste kilden
• Feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift beregnes av ulike grunnlag
• Hold overtid, tillegg, fravær og utlegg atskilt fra ordinær tid
• Ferdigstill grunnlaget før lønningsdagen, ikke etter