Hva er en rammeavtale

En rammeavtale er en avtale mellom en kjøper og en eller flere leverandører som fastsetter priser og vilkår for kjøp som skal gjøres senere. Selve kjøpene – avropene – gjøres fortløpende når kjøperen har behov, innenfor rammene avtalen setter.

Rammeavtaler er vanlige når en kunde vet at den kommer til å trenge en tjeneste mange ganger, men ikke vet nøyaktig når eller hvor mye. Et eiendomsselskap kan for eksempel ha rammeavtale med en elektriker, en rørlegger og en maler for alle bygningene sine.

Hva en rammeavtale inneholder

• Hva avtalen gjelder. Hvilke tjenester eller varer som omfattes.
• Priser. Timepriser, påslag på materiell, faste priser på standardoppdrag og regler for prisjustering, for eksempel etter en indeks.
• Avropsrutine. Hvem hos kunden som kan bestille, hvordan, og hva en bestilling skal inneholde.
• Responstid. Hvor raskt leverandøren skal svare og være på plass.
• Varighet. Løpetid, eventuelle opsjoner på forlengelse og oppsigelse.
• Volum. Et estimat på forventet omfang – som regel uten garanti for at det blir handlet så mye.
• Fakturering og dokumentasjon. Referanser som skal stå på fakturaen, timelister og rapporter.

Avrop

Et avrop er en bestilling under rammeavtalen. Avropet er den konkrete kontrakten: dette skal gjøres, her, innen denne datoen. Pris og vilkår hentes fra rammeavtalen og skal ikke forhandles på nytt for hvert oppdrag.

For leverandøren er det praktisk å behandle hvert avrop som en egen ordre eller arbeidsordre, med kundens referanse eller bestillingsnummer. Mange kunder avviser fakturaer som mangler referansen.

Eksklusivitet og volum

En rammeavtale gir ikke automatisk leverandøren enerett, og den forplikter heller ikke kunden til å kjøpe noe. Det avhenger av hva avtalen sier. Sjekk særlig:

• Om kunden kan kjøpe de samme tjenestene fra andre
• Om volumet er et estimat eller en forpliktelse
• Hva som skjer med prisene hvis volumet blir mye lavere enn antatt

Rammeavtaler i offentlige anskaffelser

Offentlige oppdragsgivere – kommuner, fylkeskommuner, statlige virksomheter og offentligrettslige organer, som mange offentlig eide selskaper – bruker rammeavtaler mye. Større konkurranser kunngjøres i Doffin, den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser.

For anskaffelser som følger del II og del III i anskaffelsesforskriften, gjelder blant annet:

• Maks fire år. Oppdragsgiveren kan ikke inngå rammeavtaler for mer enn fire år, med mindre det foreligger særlige forhold, for eksempel knyttet til avtalens formål, investeringskostnader eller brukerens behov (§ 11-1 og § 26-1).
• Bare avtalepartene. Kontrakter under rammeavtalen kan bare tildeles leverandører som er parter i avtalen, og bare av de oppdragsgiverne som er identifisert i kunngjøringen (§ 26-1).
• Ingen vesentlige endringer. Vilkårene i rammeavtalen kan ikke endres vesentlig ved avrop (§ 26-1).
• Én eller flere leverandører. Ved flere leverandører tildeles avrop etter faste regler, for eksempel rangering eller en ny konkurranse mellom avtalepartene (minikonkurranse).

Hvilken del av forskriften som gjelder, avhenger av anskaffelsens verdi og terskelverdiene, som justeres jevnlig. Se anskaffelser.no og anskaffelsesforskriften på lovdata.no.

Rammeavtale, serviceavtale og ordre

En serviceavtale forplikter leverandøren til å utføre bestemt arbeid til faste tider. En rammeavtale sier hva det koster når kunden trenger noe, men ikke nødvendigvis at kunden trenger noe. De kan kombineres: en rammeavtale med faste priser, og en serviceavtale om årlig kontroll av bestemte anlegg.

Viktig å huske på

• Rammeavtalen fastsetter vilkårene, avropet er den konkrete bestillingen
• Volum er ofte bare et estimat
• Eksklusivitet må stå i avtalen for å gjelde
• Offentlige rammeavtaler kan normalt vare maks fire år
• Behandle hvert avrop som en egen ordre med kundens referanse