En regnskapsintegrasjon gjør at Reflow kan bruke ett av de tilkoblede systemene når dere oppretter fakturautkast, fakturaer og kreditnotaer. Reflow har egne oppsett for Fiken, Tripletex og Visma eAccounting.
Start i firmamenyen øverst til høyre og velg Integrasjoner. Der ser dere hvilke koblinger som er tilgjengelige for bedriften og åpner oppsettet med Koble til.
Før dere kobler til
Avklar dette før noen godkjenner tilgang eller importerer data:
- Hvilket system skal føre fakturaene? Velg systemet som skal være den aktive regnskapskoblingen for fakturering. Avklar med regnskapsfører dersom dere har flere systemer i bruk.
- Hvem kan godkjenne tilgangen? Den som kobler til må ha nødvendig tilgang i både Reflow og regnskapssystemet. For Tripletex trenger dere en API-nøkkel; for Fiken og Visma eAccounting skjer godkjenningen i leverandørens påloggingsflyt.
- Hvilke data skal importeres først? Kundeliste og produktliste importeres hver for seg. Bestem hvilken liste som er fasit, og ta en sikkerhetskopi eller eksporter en oversikt før første import.
- Hvordan håndterer dere kontantsalg? Fiken og Visma eAccounting har valg for konto ved kontantsalg. I Tripletex knytter dere Reflows betalingsmetoder til betalingstyper i Tripletex. Avklar kontoene med regnskapsfører før de tas i bruk.
Hva som kan overføres
Alle tre oppsettene har egne handlinger for å importere kunder og produkter til Reflow. Når en regnskapsintegrasjon er aktiv, bruker Reflow den aktuelle koblingen i faktureringsflyten for å opprette og håndtere fakturautkast, fakturaer og kreditnotaer.
Import er en bevisst handling i integrasjonsinnstillingene. Den starter i bakgrunnen, så det kan ta litt tid før hele listen er tilgjengelig i Reflow. Ikke start samme import flere ganger mens den første fortsatt behandles.
Slik unngår dere overraskelser ved første import
Importer en liten, kontrollert del først hvis regnskapssystemet lar dere avgrense utvalget. Kontroller deretter noen kjente kunder og produkter i Reflow:
- kundenavn, e-post, telefon og adresse
- kundenummer og organisasjonsnummer der dere bruker det
- produktnummer, navn, pris og MVA-oppsett
- lager- eller beholdningsopplysninger dersom dere bruker dem
Importer kan oppdatere eksisterende opplysninger når Reflow kjenner igjen en post. Derfor bør dere rydde opp i dubletter og avklare hvilken verdi som skal vinne før en stor import.
Etter oppsettet
Når koblingen er opprettet, åpner dere den igjen fra Integrasjoner og fullfører de innstillingene som gjelder akkurat deres system. Legg først inn kontoer og betalingstyper, og importer deretter kunder og produkter. Opprett til slutt en intern testfaktura eller fakturakladd etter bedriftens vanlige rutine, og kontroller resultatet i regnskapssystemet før dere bruker flyten på en kunde.
Trenger dere mer informasjon om hva Reflow støtter, kan dere også se Fiken-integrasjonen, Tripletex-integrasjonen og Visma eAccounting-integrasjonen.