Fiken-koblingen lar dere velge hvilket Fiken-foretak Reflow skal bruke, importere kunder og produkter, og bruke Fiken når Reflow oppretter fakturautkast, fakturaer og kreditnotaer.
Denne veiledningen viser valgene i Reflow. Selve innloggingen og godkjenningen skjer hos Fiken, og kan se annerledes ut avhengig av hvilke foretak brukeren har tilgang til.
Før du starter
Du trenger tilgang til bedriften i Reflow og rettigheter til å godkjenne integrasjonen i Fiken. Ha også klart hvilket foretak, hvilken bankkonto og hvilken konto for kontantsalg dere skal bruke. Avklar kontoene med regnskapsfører dersom dere er usikre.
Integrasjonen må være aktivert for bedriften. Hvis kortet for Fiken viser Ikke tilgjengelig under Integrasjoner, er den ikke satt opp for bruk i miljøet ennå. Kontakt Reflow-support før dere fortsetter.
1. Start koblingen fra Reflow
- Åpne firmamenyen øverst til høyre.
- Velg Integrasjoner.
- Finn Fiken og velg Koble til.
- Logg inn og godkjenn tilgang i Fiken når dere blir sendt dit.
Etter godkjenningen kommer dere tilbake til Reflow. Ikke del tilgangsdetaljer eller autorisasjonslenker med andre.
2. Velg foretaket i Fiken
Åpne Fiken under Integrasjoner. Under Innstillinger velger dere foretaket i feltet Velg bedrift som skal brukes i Fiken. Kontroller navn og organisasjonsnummer før dere lagrer.
Hvis brukeren har tilgang til bare ett foretak, kan Reflow velge det automatisk. Kontroller likevel at riktig foretak er valgt før dere importerer data eller oppretter fakturaer.
3. Velg kontoene Reflow skal bruke
Når et Fiken-foretak er valgt, vises flere innstillinger:
- Velg kontonummer som skal brukes på fakturaer: velg bankkontoen dere vil bruke på fakturaene.
- Velg konto hvor kontantsalg skal føres: velg kontoen som passer bedriftens rutine for kontantsalg og kontantfakturaer.
Velg Lagre når begge er kontrollert. Dersom Reflow varsler om at bankkontoen mangler i Fiken, må dere enten registrere den i Fiken eller velge en eksisterende konto der før dere sender fakturaer.
4. Importer kunder eller produkter når dere er klare
På samme side finnes handlingene Importer kunder fra Fiken og Importer produkter fra Fiken. Velg bare den importen dere trenger.
Importene behandles i bakgrunnen. De kan oppdatere opplysninger på kunder og produkter som Reflow kjenner igjen, så kontroller noen viktige poster etterpå. Vent til importen er ferdig før dere starter den samme på nytt.
For produkter kan blant annet produktnummer, navn, pris og beholdningsopplysninger tas med. Dersom en Fiken-vare har et EL-nummer i produktnummeret, navnet eller notatet, kan Reflow bruke nummeret i produktregisteret. Se også EL-nummer til tilbud og arbeidsordre.
Vanlige spørsmål
Hvorfor kommer jeg tilbake til integrasjonsoversikten?
Dette skjer når tilgang ikke ble godkjent, godkjennelsen er avbrutt, eller Reflow ikke får en gyldig autorisasjon tilbake. Start koblingen på nytt fra Integrasjoner. Hvis problemet fortsetter, kontakt support med tidspunktet og feilmeldingen dere ser.
Hva gjør jeg når Fiken ikke lenger har tilgang?
Reflow viser en beskjed på Fiken-siden når tilgangen ikke lenger virker. Koble fra integrasjonen fra Integrasjoner, og koble deretter til på nytt med en bruker som har tilgang til riktig Fiken-foretak.
Når bør vi importere?
Importer når dere har avklart hvilken kundeliste og produktliste som er fasit. Begynn gjerne med å kontrollere noen kjente kunder og varer etter importen, før dere bruker dataene i tilbud eller fakturering.