En mal gjør at teamet kan bruke de samme kontrollpunktene på hver relevant arbeidsordre. Lag malen én gang, og velg den når dere oppretter eller oppdaterer en arbeidsordre.
Før du starter
Bestem hva dere faktisk skal kontrollere, og hvilke svar som er nyttige etterpå. Et konkret punkt som «Anlegget starter og stopper som forventet» er enklere å fylle ut enn et generelt punkt som «Kontroller anlegget».
Du trenger tilgang til Sjekklister. En ferdig mal kan senere knyttes til en arbeidsordre; den fylles ikke ut før den er lagt til på en konkret ordre.
1. Opprett malen
Gå til Sjekklister i venstremenyen og velg å opprette en ny sjekkliste. Skriv et tydelig Navn og en kort Beskrivelse som forteller når malen skal brukes.
Du kan slå på to valg før du legger inn punkter:
- Aktiver signaturfelt legger et signaturfelt sist i det utfylte skjemaet. Skriv en etikett som forklarer hvem som skal signere, for eksempel «Ansvarlig tekniker».
- Vis kommentarfelt på alle sjekklistepunkter gir hvert punkt et eget felt for merknader.
2. Legg inn kontrollpunkter
Velg Legg til + for hvert punkt. Skriv inn spørsmålet eller kontrollen og velg en type som passer svaret:
- Sjekkboks når punktet skal krysses av.
- Tekst når den som utfører jobben skal skrive et svar.
- Flervalg når dere vil begrense svaret til faste alternativer. Skriv ett valg om gangen og trykk Enter.
Eksempelet har både et avkrysningspunkt og et flervalg med alternativene «God» og «Trenger oppfølging». Dette gir et tydelig svar i den ferdige PDF-en.
3. Lagre og bruk malen på en arbeidsordre
Velg Lagre. Malen blir tilgjengelig i nedtrekkslisten Sjekklister på en lagret arbeidsordre. Hver gang dere legger den til der, oppretter Reflow et eget skjema til utfylling for den aktuelle jobben.
Resultat: Dere har én gjenbrukbar sjekkliste og kan dokumentere hvert oppdrag med egne svar, kommentarer og PDF-er.
Hvis malen ikke kan velges
- Kontroller at du har lagret malen, og last arbeidsordren på nytt.
- Se etter at hvert kontrollpunkt har både navn og valgt type før du lagrer.
- Hvis dere arbeider i flere firmaer, opprett eller velg malen i samme firma som arbeidsordren.
Når malen er klar, fortsetter du med fyll ut og last ned en sjekkliste som PDF.