Når dere tar Reflow i bruk, er en ryddig rekkefølge enklere enn å prøve å føre alt samtidig: opprett kunden, lag arbeidsordren, og registrer arbeid og varelinjer på ordren etter hvert. Eksempelet bruker en fiktiv kunde og en fiktiv servicejobb.
Før du starter
Du trenger tilgang til Kunder og Arbeidsordre. Avklar hvem kunden er, hva jobben gjelder, og om dere trenger en intern referanse. Bruk bare ekte kundeopplysninger når dere har grunnlag for å lagre dem.
1. Opprett eller finn kunden
Gå til Kunder. Søk først etter kunden slik at dere ikke oppretter samme person eller bedrift flere ganger. Dersom kunden ikke finnes, oppretter du et nytt kundekort.
For en privatkunde velger du Privatperson, fyller ut navn og relevante kontaktopplysninger og velger Opprett. Reflow sender deg tilbake til kundeoversikten når kundekortet er lagret.
Les den detaljerte fremgangsmåten i Opprett en privatkunde.
2. Lag arbeidsordren
Gå til Arbeidsordre og opprett en ny ordre. Velg kunden fra trefflisten. Når kunden er valgt, viser ordren et kundekort med kontaktopplysningene. Skriv en beskrivelse av arbeidet og fyll ut referanser ved behov.
Velg Lagre arbeidsordre. I eksempelet åpnet Reflow den nye arbeidsordren og bekreftet at den var opprettet.
3. Før arbeidet der det hører hjemme
På en lagret arbeidsordre kan du føre informasjonen løpende:
- Registrer faktisk arbeidstid med Legg til timer eller Start tidssporing.
- Legg til varelinjer for materiell, tjenester eller annet fakturagrunnlag.
- Knytt arbeidsobjekt, sjekkliste eller dokumenter til jobben når det passer arbeidsprosessen deres.
Timeføring og varelinjer er forskjellige registreringer. En varelinje for arbeid erstatter ikke en registrert timeliste.
4. Kontroller før du går videre
Åpne arbeidsordren igjen og kontroller kundekort, beskrivelse, timeoversikt og varelinjer. Da har dere et bedre grunnlag når dere senere skal lage tilbud eller faktura.
Resultat: Kunden og jobben er samlet på en arbeidsordre som teamet kan følge opp.
Hvis dere er usikre på neste steg, start med Opprett en arbeidsordre, Registrer timer eller Legg til varelinje.